Sinds maart 2020 werd er door de diverse overheden massaal ingegrepen op de vrijheden van eenieder, waaronder ook die van grensarbeiders. Zo werden ondernemingen verplicht om hun werknemers zoveel mogelijk te laten telewerken. Niet-essentiële verplaatsingen werden verboden of beperkt.
Deze maatregelen hebben ongetwijfeld ook een impact gehad op de tewerkstelling van grensarbeiders. Zo werden werknemers die in principe in het buitenland tewerkgesteld waren of gewoonlijk een deel van hun beroepsactiviteiten in het buitenland uitoefenden plots verplicht om hun werkzaamheden van thuis uit te verrichten. Indien de functie van de werknemers zich niet leende tot thuiswerk werden werknemers vaak teruggehaald van buitenlandse projecten en opnieuw in hun thuisland tewerkgesteld.
Laat ons de gevolgen van deze COVID-19 maatregelen voor de grensarbeiders eens op een rij te zetten. Het is ook de verwachting dat in de post COVID-19 periode, bedrijven zullen overwegen om een zekere vorm van telewerken te behouden. In de praktijk merken wij dat werkgevers al volop bezig zijn om dat goed vorm te geven.
In eerste instantie staan we even stil bij de mogelijke gevolgen op het vlak van de sociale zekerheid en belastingheffing alsook de maatregelen die hieromtrent genomen werden door en tussen Nederland en België.
Sociale Zekerheid
Wanneer een werknemer zijn beroepsactiviteiten uitoefent op het grondgebied van één of meerdere lidstaten van de Europese Economische Ruimte en/of Zwitserland, wordt de toepasselijke socialezekerheidswetgeving bepaald door de Europese Verordening 883/2004. Werknemers die gelijktijdig in meerdere lidstaten werken zijn onderworpen aan de sociale zekerheidswetgeving van hun woonland als zij daar een substantieel gedeelte van hun activiteiten verrichten (d.w.z. ten minste 25% van de arbeidstijd).
Mochten de Belgische en Nederlandse autoriteiten geen maatregelen genomen hebben, zou de toename van het telewerk kunnen leiden tot een wijziging van de toepasselijke wetgeving.
Daarom hebben de Belgische en Nederlandse sociale zekerheidsinstanties vrij snel beslist om vanaf 13 maart 2020 de perioden van telewerk die in het thuisland van de werknemer verricht worden door grensarbeiders als gevolg van covid-19, uit te sluiten bij de vaststelling van het toepasselijke socialezekerheidsstelsel. Deze uitzonderingsmaatregel geldt in principe zolang de coronamaatregelen aanhouden. De einddatum is nu voorzien op 31 december 2020, maar een verlenging is mogelijk in geval van continuering van de maatregelen.
Met deze uitzondering wensen de Belgische en Nederlandse overheden een tijdelijke verschuiving van sociale zekerheid gedurende de COVID-19 pandemie te voorkomen.
Zo zal een Belgische werknemer die voltijds of voor meer dan 75% tewerkgesteld wordt in Nederland voor een in Nederland gevestigde werkgever verder onderworpen kunnen blijven aan de Nederlandse sociale zekerheid zelfs indien hij als gevolg van het verplichte thuiswerken tijdelijk meer dan 25% of zelfs zijn volledige arbeidstijd vanuit België verricht.
Indien u als werkgever voor de oorspronkelijke tewerkstellingssituatie beschikt over een geldig A1-formulier blijft dit verder geldig en is het niet nodig om de bevoegde sociale zekerheidsorganen te contacteren inzake de gewijzigde tewerkstellingssituatie.
Belangrijk te noteren is dat de door België en Nederland genomen beslissing enkel geldt voor situaties die onder het toepassingsgebied van de Europese Verordening vallen.
Wanneer u als Nederlandse of Belgische onderneming te maken heeft met grensoverschrijdende tewerkstelling met andere EU-lidstaten is het van belang om na te gaan of deze andere lidstaten een vergelijkbare positie hebben ingenomen als België en Nederland. Voor grensoverschrijdende situaties met derde landen moeten de bevoegde Belgische dan wel de Nederlandse sociale zekerheidsinstanties op de hoogte worden gebracht en zal elke situatie afzonderlijk moeten bekeken worden.
Inkomstenbelasting
Indien een werknemer door de COVID-19 maatregelen te maken krijgt met een verhoogde of mogelijk zelfs een voltijdse fysieke tewerkstelling in het thuisland, kan dit in heel wat internationale tewerkstellingssituaties, als gevolg van de toepassing van de geldende dubbelbelastingverdragen, leiden tot een verschuiving van een groter gedeelte van de belastingheffing naar en dus een hogere belastingdruk in het thuisland.
Aanbevelingen OESO
Kort na de uitbraak van COVID-19 heeft de OESO op internationaal niveau een aantal specifieke aanbevelingen uitgevaardigd met betrekking tot een aantal vragen rond grensoverschrijdende tewerkstelling. Deze bevestigen dat de bepalingen van de tussen woon- en werkland gesloten belastingverdragen in principe van toepassing blijven. Maar de OESO gaf wel aan dat zij met de verschillende landen in overleg zou treden om de onvoorziene gevolgen van een belastingverschuiving zoveel mogelijk te voorkomen, alsook de bijkomende administratieve lasten zo veel mogelijk te beperken. Hierbij stelde ze ook voor om in bepaalde situaties een afwijking van de normale verdragsbepalingen te voorzien tijdens de COVID-19-periode.
Specifiek akkoord gesloten tussen België en Nederland
In navolging van deze aanbevelingen hebben België en Nederland een akkoord gesloten dat voorziet in een aantal afwijkingen op de bepalingen van het onder hen gesloten dubbelbelastingverdrag. Zo bepaalt deze overeenkomst o.a. dat alle arbeidsprestaties van werknemers die thuis worden uitgeoefend als gevolg van de COVID-19-maatregelen mogen worden beschouwd als werkdagen die worden uitgeoefend in het land waar de activiteiten zonder de maatregelen zouden zijn uitgeoefend. Bijgevolg kunnen de inkomsten met betrekking tot deze prestaties verder belastbaar blijven in de werkstaat. Deze fictiebepaling is geen verplichting maar een optie. Indien werkgever en werknemer er de voorkeur aan zouden geven om volgens de normale bepalingen van het dubbelbelastingverdrag, de belastingheffing voor de thuiswerkdagen toch aan het thuisland te laten toekomen is dit geen probleem.
Zo zal voor een Belgische inwoner die normaal in Nederland werkzaam en belastbaar is, het loon dat betaald wordt voor zijn thuiswerkdagen als gevolg van de COVID-19-maatregelen verder in Nederland mogen belast worden. De toepassing van de fictiebepaling heeft als voordeel dat voorlopig geen wijzigingen moeten doorgevoerd worden in de loonverwerking. Anderzijds zou belastingheffing in België voor de werknemer een fiscaal voordeel kunnen opleveren (opgelet met verlies aftrekposten in Nederland als kwalificerend buitenlands belastingplichtige).
Het bilaterale COVID-19 akkoord voorziet verder in een zelfde fictiebepaling voor situaties waar de werknemer tijdelijk werkloos is en geniet van een loondoorbetaling door de werkgever of recht heeft op een tijdelijke werkloosheidsuitkering.
De fictiebepalingen gelden enkel voor werknemers en niet voor vennootschapsmandatarissen en zelfstandigen. Het akkoord is in principe geldig van
11 maart tot eind 2020, tenzij tussen België en Nederland tot een verlenging zou beslist worden.
Zowel België als Nederland hebben vergelijkbare bilaterale akkoorden gesloten met de andere buurlanden. Voor internationale tewerkstellingssituaties met andere landen werden door België noch door Nederland bijzondere akkoorden gesloten en blijven de normale bepalingen van de door België of Nederland gesloten dubbelbelastingverdragen van toepassing.
Aandachtspunten
De fictiebepalingen gelden in principe dus voor situaties:
- waar een werknemer grensoverschrijdend werkzaam was;
- hij/zij als gevolg van de maatregelen in het thuisland en/of werkland genoodzaakt was om de werkzaamheden die normaal in het andere land verricht worden tijdelijk van thuis uit te verrichten (niet vanop een andere werkplek in het thuisland);
- de werkzaamheden die van thuis uit verricht worden nog steeds betrekking hebben op de werkzaamheden die normaal in het andere werkland verricht worden.
Zorg voor een dagenkalender
Om onaangename verrassingen te voorkomen en om u als werkgever in staat te stellen tijdig de nodige acties te ondernemen, is het ten zeerste aan te raden om uw werknemers, die normaal grensoverschrijdend tewerkgesteld zijn, te vragen om een dagenkalender in te vullen.
Het is immers zo dat:
- indien u als werkgever beroep wenst te doen op de bijzondere akkoorden, u zal moeten kunnen aantonen welke dagen thuisgewerkt werden als gevolg van de COVID-19 maatregelen;
- ook indien u geen beroep wenst te doen op deze akkoorden of u te maken heeft met internationale tewerkstellingssituaties waarvoor geen akkoorden gelden, u deze informatie nodig zal hebben om te kunnen beoordelen welke gevolgen de gewijzigde tewerkstellingssituaties zullen hebben op de belastingheffing en de sociale zekerheidspositie van de betrokken werknemers tijdens en na de periode van de COVID-19 maatregelen.
Stel een werkgeverattest op!
Met name vanuit de Belgische fiscale autoriteiten wordt vereist dat er in het kader van de belastingaangifte in België bewijsstukken kunnen worden aangeleverd dat de telewerkdagen gelinkt zijn aan de maatregelen die werden genomen tijdens de corona-periode en dat er daadwerkelijk belasting is betaald over de telewerkdagen in de staat waar normaliter de werkzaamheden zouden zijn uitgeoefend.
Hiervoor wordt door de Belgische fiscus aan de werkgever gevraagd om een attest op te maken met vermelding van navolgende gegevens:
- alle noodzakelijke gegevens voor de volledige identificatie van de werknemer (naam, voornaam, adres, geboortedatum. Wij raden aan om in relatie tot Nederland naast het Belgische rijksregisternummer eveneens het Nederlandse Burgerservicenummer te vermelden;
- de aard van de functie uitgeoefend door de werknemer;
- overzicht van het aantal thuiswerkdagen enkel en alleen omwille van de maatregelen ter bestrijding van COVID-19;
- indien van toepassing, het overzicht van het aantal thuiswerkdagen als voorzien in de arbeidsovereenkomst;
- het overzicht van eventuele ziektedagen, verlof- en/of recuperatiedagen;
- verklaring op erewoord dat het attest waar en oprecht is;
- datum en handtekening van de werkgever, alsook de medeondertekening van de werknemer.
Hoewel er vanuit de Nederlandse belastingdienst geen vormvereisten zijn gesteld, is een dergelijke verklaring geen formeel vereiste maar zou het bij kunnen dragen tot een juiste registratie van alle dagen.
Een vooruitblik naar het ‘nieuwe normaal’
Het is de verwachting dat, in een post corona tijdperk, door gewijzigde (klanten)behoeften en/of prioriteiten ook de bedrijfsprocessen worden heroverwogen. Dit kan zeker ook gevolgen op de verschillende internationale tewerkstellingssituaties binnen een onderneming.
Diverse bevragingen van ondernemingen en werknemers wereldwijd, ook door BDO, hebben ondertussen aangetoond dat zowel leidinggevenden als werknemers telewerken als positief ervaren. Doordat men flexibeler kan omgaan met werktijden en gegeven de besparing van reistijd, hebben werknemers een betere werk-privébalans weten te creëren. Ook voor internationale tewerkstellingssituaties is gebleken dat tele-/thuiswerken binnen bepaalde grenzen mogelijk is. Het is dan ook te verwachten dat het tele-/thuiswerken ook in het post corona tijdperk in zekere mate een blijver zal zijn.
Bijgevolg zal het van belang zijn om na het einde van de uitzonderingsmaatregelen en de terugkeer naar het “nieuwe normaal”, de fiscale en juridische aspecten van de gewijzigde tewerkstellingssituaties tijdig opnieuw te analyseren rekening houdend met de normale spelregels van de internationale wet en regelgeving op het vlak van sociale zekerheid, fiscaal en arbeidsrecht.
In dit kader willen wij u informeren dat er thans ook weer onderhandelingen gaande zijn tussen Nederland en België over het dubbelbelastingverdrag. Er is gesproken en er wordt ook al onderzocht of een structurele regeling in het belastingverdrag voor thuiswerkdagen mogelijk is, mede om discoördinatie tegen te gaan. Hierbij wordt gedacht aan een regeling zoals deze op heden geldt onder het tussen België en Luxemburg gesloten dubbelbelastingverdrag, waarbij het heffingsrecht voor de thuiswerkdagen tot een maximum van 24 dagen blijft toekomen aan de werkstaat. Wij begrijpen dat in de relatie tussen België en Nederland wordt gedacht aan een maximum van 45 dagen (= +/- 1 werkdag per week).
Een Belgische grensarbeider die fulltime in Nederland werkzaam is, is zowel sociaal verzekerd als belastingplichtig in Nederland. Op basis van de bepalingen van het huidige dubbelbelastingverdrag zou een thuiswerkdag in België direct leiden tot belastingheffing in België over deze thuiswerkdag. Indien de voorgestelde regeling zou weerhouden worden, zal deze verschuiving van heffing bij één dag thuiswerk per week dan niet hoeven plaats te vinden.
Onze fiscale en juridische experten staan u graag bij om de internationale tewerkstellingssituaties binnen uw organisatie beïnvloed door de COVID-19-maatregelen even onder de loep nemen, en/of alvast even mee te kijken naar de gevolgen van een terugkeer naar het ‘nieuwe normaal’.
Contact
Bij vragen over dit onderwerp kunt u terecht bij uw gebruikelijke BDO-contactpersoon of bij een van onze fiscale experten van het Global Employer Services team: