Het Koninklijk Besluit nummer 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie ('Koninklijk Besluit') verduidelijkt dat het bestuursorgaan onder alle omstandigheden unaniem schriftelijk kan besluiten (zie optie 2). Het bestuursorgaan kan ook (in voorkomend geval bij meerderheid) beraadslagen en besluiten via een elektronische communicatie die discussie toelaat (zie optie 1).
Optie 1: Vergadering via (elektronische) communicatiemiddelen
Hoewel dit niet uitdrukkelijk in de wet geregeld is, wordt algemeen aanvaard dat, in zoverre de statuten het niet verbieden, de leden van het bestuursorgaan door middel van (elektronische) communicatiemiddelen kunnen deelnemen aan een vergadering (skype-vergadering, conference call, enz.). Net zoals bij een fysieke bijeenkomst dienen de formaliteiten voor het bijeenroepen van de vergadering te worden nageleefd, tenzij alle bestuurders hieraan verzaken. Het gegeven dat de vergadering de beraadslaging en de stemming) plaatsvindt door middel van (elektronische) communicatiemiddelen doet geen afbreuk aan de notuleringsverplichting.
Optie 2: Schriftelijke besluitvorming
Met uitzondering van de beslissingen waarvoor de statuten deze mogelijkheid expliciet uitsluiten, kunnen de beslissingen van een collegiaal bestuursorgaan worden genomen bij eenparig en schriftelijk besluit van alle bestuurders. Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen ('WVV') stelt als enige voorwaarde dat de bestuurders unaniem akkoord dienen te zijn. De formaliteiten voor het bijeenroepen van de vergadering moeten niet worden vervuld en de vergadering wordt geacht te hebben plaatsgevonden op de datum waarop de laatste bestuurder de notulen heeft ondertekend. Tot vóór de inwerkingtreding van het WVV werd deze mogelijkheid alleen uitdrukkelijk voorzien voor de NV indien dit statutair was toegelaten en in geval van dringende noodzakelijkheid en wanneer het belang van de vennootschap dit vereiste. In ieder geval kon het bestuursorgaan geen gebruik maken van deze procedure voor de goedkeuring van de jaarrekening. Het WVV heeft dit verbod opgeheven en heeft de mogelijkheid van schriftelijke besluitvorming binnen een collegiaal bestuursorgaan uitdrukkelijk uitgebreid naar de CV en de BV.
De datum waarop vennootschappen hun jaarrekening moeten voorleggen aan de algemene vergadering, staat vermeld in hun statuten. Wettelijk gezien moet de jaarrekening van vennootschappen uiterlijk binnen de eerste zes (6) maanden na afsluiting van het boekjaar aan de algemene vergadering worden voorgelegd. Indien de jaarrekening niet tijdig kan worden afgewerkt dient het bestuursorgaan desondanks de algemene jaarvergadering bijeen te roepen op de statutair bepaalde datum.
Het bestuursorgaan kan op de algemene jaarvergadering dan besluiten om de goedkeuring van de jaarrekening uit te stellen met maximaal drie (3) weken. Tenzij de algemene vergadering anders zou beslissen, maakt dit de overige besluiten die op de jaarvergadering worden genomen niet ongeldig.
Dee algemene jaarvergadering kan ook zelf besluiten om de goedkeuring van de jaarrekening (en eventueel de besluiten over de andere agendapunten) uit te stellen tot een latere datum (waarbij de periode van het uitstel langer dan drie (3) weken kan zijn).
In dat geval zal het bestuursorgaan de algemene vergadering op een later tijdstip opnieuw bijeenroepen. In zo’n situatie is het aan te raden dat de algemene vergadering een bijzondere kwijting verleent aan de bestuurders die specifiek betrekking heeft op het niet-tijdig voorleggen van de jaarrekening.
Het Koninklijk Besluit voorziet echter dat de jaarvergadering met tien (10) weken kan worden uitgesteld na de uiterst wettelijk toegelaten datum (zie hieronder meer).
Minister van Justitie, Koen Geens, heeft op zondag, 29 maart 2020, een versoepeling van de voorwaarden voor het houden van de jaarlijkse algemene vergaderingen aangekondigd.
Het Koninklijk Besluit in dit verband werd op 9 april 2020 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (zoals gewijzigd door het Koninklijk Besluit van 28 april 2020) en voorziet voor vergaderingen die werden/worden bijeengeroepen tussen 1 maart 2020 en 30 juni 2020 en nog niet werden gehouden in de volgende mogelijkheden, ook als de statuten dit eigenlijk niet toelaten:
- De algemene vergadering kan doorgaan op de statutaire datum, maar in omstandigheden die enerzijds verzoenbaar zijn met de maatregelen genomen naar aanleiding van de COVID-19 pandemie, en anderzijds toch aan de aandeelhouders en de leden toelaat hun stemrecht uit te oefenen en hen de kans geven om vragen te stellen. In concreto, krijgt het bestuursorgaan de bevoegdheid om te beslissen dat de aandeelhouders of de leden uitsluitend op afstand mogen stemmen, al dan niet in combinatie met stemmen per volmacht. De formulieren voor een stemming op afstand en de volmachten worden aan de vennootschap bezorgd op het aangegeven adres, desnoods alleen elektronisch (een gescande of gefotografeerde versie volstaat). Het bestuursorgaan kan beslissen dat volmachten aan een welbepaalde persoon worden gegeven (dus bijvoorbeeld één enkele volmachthouder), op voorwaarde dat de volmachten specifieke steminstructies bevatten voor alle voorstellen van besluit (zie optie 3 hieronder), of
- Algemene vergaderingen kunnen via telefoon- of videoconferentie (al dan niet gecombineerd met e-mail voor uitwisseling van geschreven documenten) of schriftelijk (eventueel ondersteund door telefoon- of videoconferentie) plaatsvinden op de datum die was voorzien (zie optie 1 en 2 hieronder), of
- Algemene vergaderingen kunnen met tien (10) weken worden uitgesteld na de uiterst wettelijk toegelaten datum (dit is ook toegelaten als de vergadering reeds werd bijeengeroepen). Indien een vennootschap haar boekjaar op 31 december 2019 heeft afgesloten, is de uiterste datum 30 juni 2020 en betekent dit dus dat de jaarvergadering tot 8 september 2020 kan worden uitgesteld. De goedgekeurde jaarrekening dient dan uiterlijk op 8 oktober 2020 bij de Nationale Bank van België te worden neergelegd.
Ter verduidelijking, een algemene vergadering die werd opgeroepen tussen 1 maart 2020 en 30 juni 2020 mag worden gehouden overeenkomstig de bovengenoemde opties, zelfs als zij na deze datum wordt gehouden.
Optie 1: Vergadering via telefoon- of videoconferentie
De aandeelhouders kunnen door middel van telefoon-of videoconferentie vanop afstand deelnemen aan de algemene vergadering en hun stem uitbrengen (skype-vergadering, conference call, enz.), gecombineerd met e-mail bijvoorbeeld voor de uitwisseling van geschreven documenten.
Hoewel dit niet in het WVV is voorzien, stelt het Koninklijk Besluit nu dat algemene vergaderingen via video- of telefoonconferenties steeds mogelijk zijn voor vennootschappen/verenigingen waar aandeelhouders elkaar kennen en kunnen identificeren. Overeenkomstig de algemene principes van beraadslaging is het vereist dat het communicatiemiddel de aandeelhouders/leden ten minste in staat stelt om zowel rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering, het woord moeten kunnen voeren, als hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken. Hetgeen het Koninklijk Besluit nu stelt, is evenwel niet uitdrukkelijk in de wet ingeschreven en de Wetgever heeft bovendien voorheen steeds voorgehouden dat een fysieke bijeenkomst van de algemene vergadering verplicht is. Bovendien moet, m.u.v. de schriftelijke algemene vergadering, de jaarvergadering eigenlijk steeds plaatsvinden op de plaats die in statuten wordt aangeduid. Om iedere discussie te vermijden is het aldus raadzaam dat alle betrokken partijen, op een aantoonbare wijze uitdrukkelijk instemmen met het houden van een algemene vergadering via telecommunicatiemiddelen en afstand doen van enige vordering tot nietigverklaring van de besluiten van de algemene vergadering.
Optie 2: Schriftelijke algemene vergadering
Tenzij de statuten deze mogelijkheid uitsluiten, kunnen de besluiten van de algemene vergadering worden genomen bij eenparige schriftelijke besluiten. Het WVV stelt als enige voorwaarde dat alle aandeelhouders unaniem akkoord zijn. In dat geval dienen de formaliteiten voor het bijeenroepen van de vergadering niet te worden nageleefd Tenzij de statuten in andersluidende regeling voorzien, wordt de jaarvergadering geacht te hebben plaatsgevonden op de datum waarop de laatste aandeelhouder de besluiten heeft ondertekend. De bestuurders en de commissaris, evenals de houders van converteerbare obligaties, inschrijvingsrechten of met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten, mogen op hun verzoek kennis nemen van de besluiten.
Optie 3: Volmachten
Tenzij de statuten dit uitsluiten [of beperken], is het voor de aandeelhouders ook mogelijk is om het aantal personen dat fysiek aanwezig is op een algemene vergadering te beperken door middel van het gebruik van volmachten.
Overeenkomstig het Koninklijk Besluit van 9 april 2020 kan het bestuursorgaan nu opleggen dat de volmacht dient te worden gegeven aan een door hem aangeduide persoon. In dat geval dient de volmacht specifieke steminstructies te bevatten. Indien reeds een volmacht werd ontvangen waarin een aandeelhouder of lid een andere volmachthouder had aangeduid, dan worden de stemmen of onthoudingen alsnog in rekening gebracht, op voorwaarde dat de volmacht specifieke steminstructies bevat, en zonder dat deze andere volmachthouder op de vergadering aanwezig dient te zijn.
Optie 4: Stemmen op afstand vóór de algemene vergadering plaatsvindt
Indien de statuten dit toelaten kan de vennootschap de aandeelhouders ook de mogelijkheid bieden om vanop afstand te stemmen per brief vóór de algemene vergadering. De vennootschap stelt hiertoe een stemformulier ter beschikking. Het stemformulier dient niet alleen de agenda van de vergadering te bevatten, maar ook de voorstellen van besluit.
Indien de statuten hierin voorzien kunnen de aandeelhouders ook langs elektronische weg hun stem uitbrengen vóór de algemene vergadering (bijvoorbeeld via een website). Hierbij geldt evenwel terug de vereiste dat de vennootschap de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder moet kunnen controleren.
Schriftelijke besluiten (bestuursorgaan/algemene vergadering):
De eenparige schriftelijke besluiten van het bestuursorgaan en de algemene vergadering dienen door alle bestuurders resp. aandeelhouders te worden ondertekend:
- ofwel kan men één exemplaar van de schriftelijke besluiten laten circuleren en plaatsen de bestuurders/aandeelhouders hun handtekening op hetzelfde document;
- ofwel plaatsen de bestuurders/aandeelhouders hun handtekening op verschillende eensluidende exemplaren. De schriftelijke besluiten worden dan gevormd door het bijeenvoegen van de verschillende ondertekende exemplaren.
Er zij aan herinnerd dat het onder het WVV ook mogelijk is te werken met een elektronische handtekening.
Notulen vergadering vanop afstand (bestuursorgaan/algemene vergadering):
Tenzij de statuten anders bepalen, worden de notulen van het bestuursorgaan dat vanop afstand heeft vergaderd ondertekend door de voorzitter en de bestuurders die hierom verzoeken. De voorzitter kan hiertoe een fysieke versie van de notulen ondertekenen of de notulen via elektronische weg ondertekenen. Voor de overige bestuurders die hebben deelgenomen aan de vergadering lijkt elektronisch ondertekenen de meest aangewezen optie.
Tenzij de statuten anders bepalen worden de notulen van een algemene vergadering die vanop afstand wordt gehouden, ondertekend door de leden van het bureau, die fysiek aanwezig moeten zijn, en de aandeelhouders die hierom verzoeken. De aandeelhouder die niet fysiek aanwezig is, kan vanop afstand de notulen elektronisch ondertekenen.
De algemene jaarvergadering dient de jaarrekening binnen zes (6) maanden na afsluiting van het boekjaar goed te keuren. Vervolgens moet de jaarrekening binnen dertig (30) dagen na goedkeuring worden neergelegd bij de Nationale Bank van België, zijnde uiterlijk zeven (7) maanden na afsluiting van het boekjaar. Bij laattijdige neerlegging van de jaarrekening rekent de Nationale Bank van België vanaf de eerste dag van de negende maand na afsluiting van het boekjaar een tarieftoeslag aan. Dit in acht genomen, is de uiterlijke termijn voor de goedkeuring en neerlegging van de jaarrekening de dag voor de eerste dag van de negende maand na afsluiting van het boekjaar (ter vermijding van de tarieftoeslag opgelegd door de Nationale Bank van België). Let wel, de laattijdige neerlegging van de jaarrekening bij de Nationale Bank van België is een schending van het vennootschapsrecht en brengt de aansprakelijkheid van de bestuurders ten aanzien van de vennootschap en derden in het gedrang. In dit geval kunnen bestuurders worden beschermd ten aanzien van de vennootschap door de aandeelhouders van de vennootschap die gedurende hun jaarlijkse algemene vergadering een bijzondere kwijting voorzien voor de bestuurders vanwege het feit dat de jaarlijkse algemene vergadering niet werd gehouden op de statutaire datum.
Het Koninklijk Besluit van 9 april 2020 voorziet dat de jaarvergadering tien (10) weken mag worden uitgesteld na de uiterste wettelijke datum. Zoals hierboven aangegeven betekent dit dat indien een vennootschap haar boekjaar op 31 december 2019 heeft afgesloten, de uiterste wettelijke datum 30 juni 2020 betreft. De jaarvergadering dient dan aldus ten laatste op 8 september 2020 dient te worden gehouden. De goedgekeurde jaarrekening dient dan uiterlijk op 8 oktober 2020 te worden neergelegd bij de Nationale Bank van België. Ook de bijkantoren van buitenlandse rechtspersonen krijgen uitstel om de stukken van hun moederhuis neer te leggen.
Op datum van deze publicatie heeft de administratie (nog) niet meegedeeld dat er een administratieve tolerantie bestaat met betrekking tot de niet-naleving van voormelde termijnen.
De administratie heeft de belastingplichtigen echter wel een extra termijn toegekend tot 30 april 2020 middernacht om hun aangifte voor de vennootschapsbelasting, de rechtspersonenbelasting en de belasting voor niet-ingezetenen in te dienen. Deze verlenging geldt alleen voor aangiften met een indieningstermijn van 16 maart t.e.m. 30 april 2020.
Contact
Voor meer info, neem contact op met onze specialisten van Corporate Legal:
- Karen Keuleers, Partner, BDO Antwerpen
- Didier Leclerq, Partner, BDO La Hulpe.
- Anne-Charlotte Lelièvre, Manager, BDO Namen
- Annemie Wittemans, Advisor, BDO Antwerpen
- Jean-Philippe Weicker, Advisor, BDO Namen