Hoe garandeer je als vaccinatiecentrum een prik van maximaal 3 minuten?
16 maart 2021
Al bijna een jaar geleden kwam de coronacoaster met ongeziene snelheid aangeraasd. Eerst was dat met enkele onheilspellende berichten over een uitbraak in China, maar al snel bleek dat ook Europa niet aan COVID-19 kon ontsnappen, ondanks de tevergeefse pogingen om de verspreiding van het virus tegen te gaan. En dan was er plots geen houden meer aan. Wat volgt was een mondkapjesplicht, lockdown, contact tracing, versoepelingen, opnieuw sluitingen, een avondklok, ontelbaar veel slachtoffers, vaccins in ontwikkeling, een tweede golf, … Recenter was het hek al helemaal van de dam: de vaccins – meerdere varianten zelfs! - waren eindelijk een feit, maar leveringsproblemen en een potentieel derde golf staken er een (tijdelijk) stokje voor. Volatiliteit troef. Onzekerheid en chaos zijn bijna niet meer weg te denken uit de maatschappij.
Intussen zien we eindelijk een hoopvol lichtje aan het einde van de tunnel. Het pad naar herwonnen vrijheid loopt via het zo snel mogelijk vaccineren van zoveel mogelijk +18-jarigen. Ondanks grote inspanningen blijkt uit de afgelopen weken dat dit geen evidentie is. De levering van vaccins blijft voorlopig onvoorspelbaar, databases die de vaccinatie-uitnodigingen uitsturen blijken niet altijd correct te werken en IT-systemen sputteren nog tegen. Bovendien blijkt vaccinatieafspraken efficiënt vastleggen nog volop een zoektocht te zijn met een nog te groot percentage no-shows in de vaccinatiecentra.
De doelstelling is echter duidelijk: elke vaccinatielijn moet elke 3 minuten een persoon kunnen vaccineren. Daarop is de Vlaamse financiering gemodelleerd. Een scherpe maar niet onhaalbare doelstelling mits we een optimale en efficiënte organisatie en inrichting van de vaccinatielijnen kunnen garanderen. Het is cruciaal voor vaccinatiecentra om deze doelstelling te halen om te vermijden dat lokale besturen tekortkomingen moeten bijpassen. In essentie is de uitdaging in de vaccinatiecentra er dus één van lijnbalancering en efficiënte doorstroming.
BDO heeft het afgelopen jaar uitgebreide terreinkennis opgedaan door de opstart van meerdere vaccinatiecentra te begeleiden. We zijn sterk onder de indruk geraakt van de oneindige motivatie, flexibiliteit en goodwill bij alle partners (lokale teams, ELZ’s, eventpartners, medische medewerkers, vrijwilligers, …). Tegelijkertijd stellen we vast dat er nog veel verschillende werkwijzen zijn die niet allemaal even veel garantie bieden op een prikje in maximaal 3 minuten….
BDO wil je daarom graag ondersteunen. Naast onze terreinervaring heeft BDO veel ervaring in de dienstensector om op basis van lean managementtechnieken operationele processen zo efficiënt mogelijk te laten draaien en bij te sturen.
Hoe kunnen we je concreet helpen?
- Hoe kan je de burgers best uitnodigen om no-shows te vermijden? (‘demand levelling’)
- Kan en moet er een overboekingsstrategie worden uitgewerkt?
- Hoe kan je de vaccinatieflow verbeteren en variabiliteit in bepaalde stappen reduceren of bufferen?
- Hoe meet je de individuele en lijnperformanties en hoe kan je die verder optimaliseren?
- Het belang van de ‘GEMBA walk’: hoe volg je de operaties op de werkvloer mee en coach je teams naar verbetering en bijsturing?
- Hoe stuur en rapporteer je over de juiste cijfers en metingen?
- Hoe werk je aan continue verbetering?
Deze beperkte selectie van leantechnieken zijn stuk voor stuk erg relevant voor elk vaccinatiecentrum. Ze besteden veel aandacht aan de motivatie en coaching van de medewerkers.
BDO komt graag als expert en facilitator ter plaatse om via een quick scan het vaccinatieproces end-to-end door te lichten en snel operationele verbeteringen vast te stellen. Op die manier wil BDO de gemotiveerde lokale teams trainen en ondersteunen op de weg naar een vlot vaccinatieproces.
Geïnteresseerd om verder je gedachten hierover uit te wisselen? Aarzel niet om ons te bellen om de mogelijkheden te bespreken. Samen stomen we zo snel mogelijk jullie vaccinatiecentrum klaar om naar een hogere versnelling te schakelen in het vaccinatieproces. We komen heel graag ter plekke om te helpen.
Neem contact op met ons expertenteam:
Geert Volders, expert Organisation & People
Filip Bourgonjon, expert Operational Excellence & Lean Management