Wat zijn sociale verkiezingen?
De sociale verkiezing is een vierjaarlijkse procedure waarmee werknemersafgevaardigden voor de ondernemingsraad en het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW) worden gekozen. De verkiezingen vinden altijd plaats tijdens een bij wet vastgestelde periode. Voor 2020 loopt die periode van 11 tot en met 24 mei.
De procedure van de verkiezing is heel formeel en bestaat uit opeenvolgde stappen die strikt moeten worden opgevolgd. Het niet-respecteren van de vastgestelde data of het maken van vormfouten kan de hele procedure nietig verklaren. Kortom, een goede voorbereiding is onontbeerlijk voor een correct verloop.
De werkgever speelt een centrale rol, want hij is verantwoordelijk voor de organisatie van de sociale verkiezingen. Het is dan ook van groot belang dat u als werkgever volledig op de hoogte bent van de geldende regelgeving.
Welke ondernemingen moeten verkiezingen organiseren?
Om te bepalen of een onderneming al dan niet sociale verkiezingen moet organiseren, moet u rekening houden met verschillende elementen. Hieronder zetten we de belangrijkste factoren op een rij.
Technische bedrijfseenheid
In het kader van de sociale verkiezingen wordt naar de onderneming gekeken op het niveau van de technische bedrijfseenheid (hierna verkort TBE). De procedure zelf zal ook op dit niveau moeten worden georganiseerd.
De TBE valt echter niet noodzakelijk samen met de juridische entiteit van de onderneming, zoals de nv, vzw, bvba, enz. Doorgaans kunnen zich drie situaties voordoen:
- de TBE en juridische entiteit vallen samen;
- de juridische entiteit bestaat uit verschillende TBE’s;
- meerdere juridische entiteiten vormen samen één TBE.
Welke situatie van toepassing is, zal worden beoordeeld op basis van de concrete situatie.
De concrete technische bedrijfseenheid wordt beoordeeld op basis van economische en sociale criteria. In geval van twijfel primeren de sociale criteria. Bij de economische criteria gaat men na of bijvoorbeeld een vestiging een bepaalde onafhankelijkheid heeft ten opzichte van de onderneming als juridisch geheel. Dat zal het geval zijn wanneer de verscheidene vestigingen een aparte boekhouding houden, eigen activiteiten ontwikkelen, een gedifferentieerd marketingbeleid voeren, …
Aan de hand van de sociale criteria wil men uitmaken of de werknemers van bijvoorbeeld een vestiging een mensenkring vormen die kan worden onderscheiden van die van de andere vestigingen. Dat kan o.a. door een verschil in taal, afstand tussen de vestigingen, het voeren van een eigen personeelsbeleid, …
Omgekeerd kunnen ook twee of meer juridische entiteiten als één technische bedrijfseenheid worden beschouwd omdat zij op basis van economische en sociale criteria één geheel vormen.
Gewoonlijk gemiddeld personeelsbestand
Enkel de ondernemingen die een bepaalde tewerkstellingsdrempel bereiken, moeten sociale verkiezingen organiseren. Zo zal de procedure voor een Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk moeten worden opgestart in ondernemingen die gedurende de referteperiode gewoonlijk gemiddeld ten minste 50 werknemers tewerkstellen. Van zodra u de drempel van 100 werknemers overschrijdt, moet u ook de procedure voor een ondernemingsraad opstarten.
Om te bepalen of een onderneming de tewerkstellingsdrempels al dan niet overschrijdt, wordt een berekening gemaakt op basis van alle personen die met de onderneming verbonden zijn door een arbeids- of leerovereenkomst. Zij worden namelijk beschouwd als werknemers van de onderneming en komen in aanmerking voor de berekening van het exacte werknemersaantal.
Ook de uitzendkrachten tewerkgesteld in het tweede kwartaal van 2019 worden in rekening gebracht bij het werknemersaantal. Enkel de uitzendkrachten en werknemers die vaste werknemers vervangen van wie de arbeidsovereenkomst is geschorst, worden niet meegerekend. Deze laatsten worden immers zelf al in rekening gebracht.
Wat is de referteperiode?
Om de gewoonlijk gemiddelde tewerkstelling te bepalen, moet u rekening houden met het aantal werknemers dat in de onderneming wordt tewerkgesteld gedurende een bepaalde afgebakende periode, de zogenaamde referteperiode. Die bedraagt een termijn van vier kwartalen.
Bij de vorige sociale verkiezingen viel de referteperiode altijd samen met het kalenderjaar dat het jaar van de sociale verkiezingen voorafging. Het nadeel van die periode was echter dat men de verkiezingsprocedure reeds moest opstarten vooraleer het personeelsbestand definitief was geteld, namelijk in de maand december. Op dat moment was het voor bepaalde ondernemingen nog niet duidelijk of zij de kaap van 50 of 100 werknemers zouden bereiken en dus überhaupt sociale verkiezingen moesten organiseren. Met als gevolg dat bedrijven soms verkiezingsprocedures opstartten terwijl dat niet nodig was.
Om dat euvel op te lossen, vervroegde de wet van 4 april 2019 (BS 30 april 2019) de referteperiode met één kwartaal. Voor de komende verkiezingen van 2020 betekent dat concreet dat de referteperiode loopt van 1 oktober 2018 tot en met 30 september 2019. Ook de referteperiode voor de berekening van het aantal uitzendkrachten is vervroegd. Om hun aantal te bepalen, moet u rekening houden met de tewerkstelling gedurende het tweede kwartaal van het jaar dat de verkiezingen voorafgaat (in casu kwartaal 2 van 2019).
De sleutelmomenten
De verkiezingsprocedure loopt over een periode van 150 dagen en is opgebouwd rond twee scharnierdata: dag X en dag Y. Gedurende die periode moet u met enkele belangrijke dagen rekening houden.
Dag X – 60
De procedure gaat officieel van start op dag X – 60. Op die dag doet de werkgever de eerste aankondigingen over de TBE, het aantal werknemers en het leidinggevend en kaderpersoneel. Exact 150 dagen na die datum vinden de verkiezingen plaats.
Dag X – 30
Gedurende de voorprocedure is er één dag die ingrijpende gevolgen kan hebben voor de werkgever. Op dag X - 30 start namelijk de verdoken beschermingsperiode, ook de occulte periode genoemd. Van die dag af zijn de werknemers die zich kandidaat stellen voor de sociale verkiezingen beschermd tegen ontslag. Echter, op die bewuste dag weet de werkgever nog niet welke werknemers zich kandidaat hebben gesteld of zullen stellen. De kandidatenlijsten moeten immers pas worden ingediend op dag X + 35. De werkgever tast bijgevolg in het duister over welke werknemers genieten van de bijzondere ontslagbescherming. Het is dus aangewezen om eventuele geplande ontslagen vóór deze datum door te voeren.
Dag X
Op dag X start de eigenlijke verkiezingsprocedure. De werkgever zal op die dag een bericht aanplakken dat o.a. de exacte datum van de sociale verkiezingen aankondigt.
Dag X + 35
Het volgende cruciale moment is dag X + 35. Op die dag moeten niet enkel de definitieve kandidatenlijsten worden ingediend. Op dat moment eindigt ook de occulte periode. Verder kunt u na deze dag, bij gebrek aan voldoende kandidaten, beslissen om de procedure helemaal of gedeeltelijk te stoppen.
Dag Y
Negentig dagen na dag X volgt de meest belangrijke dag van de hele procedure, dag Y. Die dag vinden de sociale verkiezingen plaats en kunnen de werknemers hun stem uitbrengen.
Wie mag stemmen?
Alle werknemers die met de onderneming verbonden zijn door een arbeids- of leerovereenkomst, alsook alle personen die met werknemers worden gelijkgesteld, zijn stemgerechtigd. Voorwaarde is wel dat de werknemers minstens drie maanden tewerkgesteld zijn in de juridische entiteit of TBE.
Alle stemgerechtigde werknemers moeten worden opgenomen op de zogenaamde kiezerslijsten. Werknemers die niet op de lijsten staan vermeld, mogen op dag Y geen stem uitbrengen. Doen ze dat wel, dan kan dat de nietigheid van de procedure tot gevolg hebben.
Werknemers die deel uitmaken van het leidinggevend personeel worden uitdrukkelijk uitgesloten en mogen niet deelnemen aan de stemming.
Nieuw voor de sociale verkiezingen van 2020 is dat uitzendkrachten onder bepaalde voorwaarden ook mogen stemmen. Zij mogen deelnemen als ze:
- minstens drie maanden ononderbroken OF, in geval van onderbroken tewerkstelling, minstens 65 werkdagen tewerkgesteld waren bij de onderneming tussen 1 augustus 2019 en dag X;
- EN minstens 26 werkdagen tewerkgesteld waren in de onderneming tussen dag X en dag Y-13.
Daarom is het van groot belang dat u alle werkdagen van de verschillende uitzendkrachten nauwkeurig bijhoudt.
Ook nieuw - en belangrijk - is de mogelijkheid tot e-voting. Voortaan kunnen de stemgerechtigden, mits akkoord van de ondernemingsraad, het CPBW (of bij gebrek hieraan een akkoord tussen de werkgever en de vakbondsafvaardiging) op de werkplek stemmen via een computer uit het bedrijfsnetwerk. Dat zal behalve de opkomst verhogen, ook de kans op ongeldige stemmen verminderen.
Rol leidinggevend personeel
Hoewel de procedure focust op de verkiezing van de werknemersafgevaardigden, krijgen ook de leidinggevenden een belangrijke rol. Uit die categorie kiest de werkgever namelijk de werkgeversafgevaardigden. Zij zullen de werkgever vertegenwoordigen in de ondernemingsraad of het CPBW.
Er bestaat soms discussie welke medewerkers tot het leidinggevend personeel behoren. In het kader van de sociale verkiezingen moet u de definitie strikt interpreteren. Leidinggevende medewerkers zijn uitsluitend die personen:
- die belast zijn met het dagelijks bestuur van de onderneming;
- die gemachtigd zijn om de werkgever te vertegenwoordigen en te verbinden (niveau 1);
- de personeelsleden onmiddellijk ondergeschikt aan de personen van niveau 1, wanneer zij ook opdrachten van dagelijks bestuur vervullen (niveau 2).
Hoewel de verkiezingsprocedure pas in de loop van december 2019 van start gaat, is het aangewezen om vandaag al na te denken wie u als werkgeversvertegenwoordiger in het CPBW of de ondernemingsraad wil aanduiden. Daarbij kan het van belang zijn om het organigram van uw onderneming bij te sturen.
Constructieve sociale dialoog
De sociale verkiezingen vinden maar om de vier jaar plaats. Ze zijn dus zeker geen business as usual. Om de hele procedure in goede banen te leiden, doen veel werkgevers een beroep op een gespecialiseerde partner. Op die manier zijn ze zeker dat de procedure correct en vlot verloopt. Geen overbodige luxe, want de kleinste fout kan aanleiding kan geven tot nietigheid van de hele procedure.
Het ‘Social Legal’-team van BDO heeft jarenlang ervaring en kan u ondersteunen in alle fasen van de procedure en bij de overlegstrategie met uw werknemersorganisaties. Meer concreet helpen onze specialisten bij de voorbereiding van de sociale verkiezingen en het uitrollen van de procedure. En kunnen ze u begeleiden bij de opstart van de nieuw verkozen ondernemingsraad, bij conflicten met personeel/vakbonden – ook buiten de verkiezingsperiode, … Denk aan stakingen of verzoeningen voor het paritair comité. Kortom, we streven samen naar een constructieve sociale dialoog die aansluit bij de cultuur, waarden en normen van uw onderneming.
Vragen over de social verkiezingen?
Vragen over de procedure en de organisatie van de sociale verkiezingen 2020? Schakel onze experten in voor juridisch HR-advies en -begeleiding. Met pragmatische oplossingen. En een haalbare implementatie.