BDO lanceert het ‘Office of the CFO’

Is jouw finance-afdeling ‘fit for the purpose’ en ‘fit for the future’?

De coronacrisis zet de CFO onder enorme druk en legt tegelijk een aantal pijnpunten bloot. Zo rijst de vraag of de finance-afdeling wel over voldoende armslag en de juiste middelen beschikt om aan de huidige en toekomstige verwachtingen te voldoen? Hoe (digitaal) performant, relevant en accuraat zijn de beschikbare data en dito analyses en rapporten? BDO bundelde de uitdagingen van de CFO in een concept rond ‘Office of the CFO’ – een 360° beleid voor vandaag en morgen.

Auteur: David Delcourt, Advisor BDO Financial Advisory

Foto: Alexander Veithen, Partner BDO Financial Advisory

Elke CFO vraagt zich af of zijn of haar finance-afdeling voldoende performant is en bovendien de toekomstige uitdagingen zal aankunnen. De coronacrisis maakte die vraag nog urgenter. Aan de CFO de taak om een waakzaam oog te houden op de impact op de rendabiliteit, werkkapitaalbehoefte en liquide middelen wegens de snelle en onverwachte wijziging op vlak van het productieproces of het dienstenaanbod.

“Hypotheses wijzigden om de haverklap en de wisselende scenario’s in de spreadsheets bezorgden heel wat financiële directeurs en controllers grijze haren”, spreekt Alexander Veithen, Head of Financial Advisory bij BDO, uit ervaring. “In veel bedrijven moest de CFO immers vaststellen dat zijn tools vaak ontoereikend waren omdat ze of niet snel genoeg werkten, of steunden op te veel verschillende informatiebronnen en inconsistente data, of de beschikbare rekenkracht te zwak was. En dat alles op een moment dat een nieuwe blik op de cijfers binnen een totaal nieuwe context broodnodig was voor de CFO.”

Kortom, de tijd is rijp om de oude waarheden te vergeten en over te schakelen naar een geïntegreerd, geavanceerd data- en financieel beheer. Een beheer dat aan de nieuwe digitale verwachtingen voldoet en tegelijk de workload en middelen tot een minimum beperkt. De CFO van morgen is immers zonder twijfel een ‘digitale CFO’.

Finance is geen kostencentrum

Veel familiebedrijven, maar ook grote groepen, beschouwen de finance-afdeling nog altijd als een kostencentrum dat zich beperkt tot het rapporteren van financiële overzichten en budgetten. Dus moet het tevreden zijn met basistools en beperkte middelen. Alexander Veithen: “Laten we eerlijk zijn: dat zal niet van de ene op de andere dag veranderen, want investeringen met een commerciële en operationele dimensie hebben een duidelijke voorkeur bij CEO’s. En dat zal niet in een vingerknip veranderen.”

Toch is het aan de CFO om te bewijzen dat hij met een beperkte investering aan efficiëntie kan winnen en voldoende tijd kan vrijmaken voor data-analyses die leiden tot relevante aanbevelingen om de rendabiliteit te verbeteren en toekomstige cashflows te genereren. Anders gezegd, om (extra) waarde te creëren voor de onderneming. “Onder druk van de snelheid van verandering moet de financiële afdeling bovendien nog efficiënter en betrouwbaarder worden. Dat kan door data flexibel en geïntegreerd te benaderen met up-to-date processen. Pas dan kan de finance-afdeling zich als ‘fit for the purpose’ en ‘fit for the future’ beschouwen.” Om te toetsen of je met de bestaande resources en strategie die doelstellingen kunt bereiken, ontwikkelde BDO het ‘Office of the CFO’.

360° performantiescan voor de CFO

De kernopdracht van de CFO is in essentie waardecreatie en -verhoging (lees ook het artikel ‘De toekomst van de CFO begint vandaag’). Maar dat kan niet zonder relevante en accurate data-input en ook niet zonder de juiste technologie om proactief en met zo weinig mogelijk inspanning met die data aan de slag te gaan. Zodra de waardecreatie zich ook in de cijfers vertaald, is het zaak om de waardeverhoging op peil te houden en te bewaken. Het is dus zaak om de juiste ins en outs te combineren om een ‘CFO Office’ te hebben die ‘fit is for the purpose’ en ‘fit for the future’ is.

De CFO van morgen is immers zonder twijfel een ‘digitale CFO'.

Alexander Veithen, Head of BDO Financial Advisory

Technology management: efficiënt en betrouwbaar

Veel bedrijven beschikken niet over een geïntegreerde ERP-software die alle processen binnen een bedrijf beheert. Het is dus noodzakelijk om beheersystemen te laten samenwerken (via interfaces) en systeemdata te extraheren in een databank (de ‘kubus’). Die oplossing laat toe om achteraf specifieke taken uit te voeren, zoals analyses die zowel financiële als operationele gegevens combineren. Welke data moeten worden verzameld, hoe ze verzameld en opgeslagen moeten worden en hoe en voor welke doelstellingen ze moeten worden gebruikt, worden overbodig. Dat soort beslissingen kunnen de software namelijk snel overbelasten (permanente opslag, opslag van alle historische of samengevoegde gegevens, snelheid van verwerking van de gegevens …).

Walter Vanherle, Partner BDO Digital: “Werken met functioneel complementaire beheersystemen wordt steeds toegankelijker dankzij betalende applicaties (EMAsphere, BrightAnalytics, Bijster …) die compatibel zijn met het boekhoudsysteem en operationele gegevens kunnen integreren. Een alternatief zijn tools zoals Power Query, Power Pivot en Power BI die zelfs gratis geïntegreerd zijn in Excel, maar ze vereisen een zekere knowhow.”

Bovendien kunnen bepaalde tijdrovende, manuele processen – denk aan data aanmaken, opnieuw plakken of bewerken om een financieel of operationeel proces uit te voeren – eenvoudig worden geautomatiseerd via RPA (Robotic Process Automation). Dat garandeert een hogere efficiëntie en vermindert het risico op fouten aanzienlijk. Walter Vanherle: “Vergeet ‘handsfree accounting’ niet dat automatisch bankverrichtingen en uitgaande facturen boekt. Maar heb je al overwogen om ook inkomende facturen automatisch te boeken door ze eenvoudig te scannen (ook met een goedkeuringsfunctie)?”

Blijkt ten slotte dat beheersystemen en -processen, zoals Procure-to-Pay of Order-to-Cash onvoldoende zijn geïntegreerd, waardoor er manuele processen, een langere dataverwerking en uitvoeringstijd nodig zijn, “dan is het tijd om de ERP te evalueren en bijvoorbeeld te kiezen voor een geïntegreerde ERP-oplossing zoals NetSuite”.

Data management: kwaliteitsvolle data van bij de input

Zelfs de beste software en ERP bieden nog geen garantie op efficiënt beheer. Alles draait om de kwaliteit van de ingevoerde data en hoe gemakkelijk ze kunnen worden verzameld. Dat gebeurt aan de hand van zgn. ‘process mining’. “Dat proces is vaak erg belastend in een productie- en verkoopomgeving”, weet Walter Vanherle. “Om de kostprijs per eenheid te berekenen, moet je immers verbruiksgegevens (machinetijd, werkuren, grondstoffen, afval …) en hun respectieve kosten in elke productiefase kunnen verzamelen. Niet alleen om de kostprijs te berekenen, maar ook een mogelijke daling van de kostprijs wanneer je een parameter in het productieproces wijzigt. De juiste granulariteit en de kwaliteit van de inputdata zijn dus uiterst belangrijk.”

Eenmaal zeker van de inputkwaliteit is de doelstelling tweedelig:

  • de massa aan data gebruiken om op evoluties te anticiperen (bijv. bestellingen van klanten);

  • de data in waarde om te zetten door dashboards en rapporten te genereren die een duidelijk beeld geven van de indicatoren van belang voor het bedrijf en zijn behoeften.

Dergelijke voorspellende analyses zijn quasi onmogelijk zonder automatisering en optimalisering van de gegevensverzameling.

RPA garandeert een hogere efficiëntie en vermindert het risico op fouten aanzienlijk.

Walter Vanherle, Partner BDO Digital

Value creation: prestaties meten

De rol van de moderne CFO beperkt zich niet langer tot meten en weten. Integendeel, hij draagt op strategisch niveau bij tot de waardecreatie – n.v.d.r.: lees ook het artikel ‘Hoe de waarde van je onderneming verhogen?’ en leer hoe BDO bedrijven van een duurzame waardegroei verzekert. Alexander Veithen: “Toegespitste ‘cost control’ en efficiënte ‘product pricing’ kunnen leiden tot betere rendabiliteit en cashflow. Waarom zou een CFO als sparringpartner van de productiedirecteur zelfs niet een gedetailleerd ‘cost manufacturing’-calculatiemodel uitbouwen? Een model waar hij parameters en data inbouwt die het mogelijk maken, simulaties van productieprocesveranderingen te modelleren? Kortom, waardecreatie is het resultaat van doorgedreven ‘cost/manufacturing controlling’ en ‘commercial finance controlling’ en hangt samen met een geïntegreerd beheer van de werkkapitaalbehoefte, de investeringsanalyse en het onder controle houden van de financiële schuldpositie.”

Value protection: adequate interne controle

Een adequate ‘interne controle’-procedure is een basistaak van de CFO. In dit artikel gaan we er niet dieper op in. Maar weet dat ook hier de efficiëntie afhangt van de essentiële combinatie van data, ‘process mining’, automatisatie van processen, cybersecurity en opleiding en sensibilisering van medewerkers.

Tijd voor de digitale CFO

De huidige COVID-19-crisis onderstreepte het belang van een (quasi)realtime beschikbaarheid van kwalitatieve data. De tijd dat de thesaurier dagen nodig had om data te verzamelen en rapporten op te stellen, is definitief voorbij. Vandaag bestaan er krachtige en flexibele tools die ook zonder ERP werken. Vergeet bovendien niet dat ‘handsfree accounting’ de nieuwe standaard wordt. Stel jezelf de vraag: is mijn finance-afdeling ‘fit for the purpose’ en ‘fit for the future’?

Office of the CFO: doe de test!

Is je finance-afdeling ‘fit for the purpose’ en ‘fit for the future’? Ons multidisciplinaire team van experten ontwikkelde een 360° performantiescan waarmee je je afdeling kan screenen van A tot Z. Voor de test en andere inlichtingen, neem contact op met onze specialisten: officeofthecfo@bdo.be.