Accountancy is veel meer dan de btw-administratie afhandelen en de balans opmaken. Onze experts investeren het gros van hun tijd en knowhow in de optimalisatie, automatisering en het ‘dummyproof’ maken van de administratieve processen bij de klanten. En bij de klanten van onze klanten. De Poolse fintech Vodeno en zijn digitale bank Aion bieden kmo’s boekhouding en bankzaken op één geïntegreerd, onlineplatform. BDO tekende voor het luik accountancy.

Auteur: Joyce Martens, Partner BDO Accountancy

Het verhaal begon met de vraag van het Poolse Vodeno om hun boekhouding te verzorgen. Toen de fintech de idee lanceerde om een innovatieve, digitale bank – Aion, de ‘Netflix van het bankwezen’ – uit de grond te stampen, ging de bal pas echt aan het rollen. “Naast traditionele ‘banking’-producten, wilde de digitale bank de klanten via de centrale app ook accountancy-diensten en -oplossingen aanbieden”, vertelt Joyce Martens, Partner bij BDO Accountancy.

“Aion moest meer zijn dan de zoveelste ‘banking’-applicatie”, gaat Magdalena Wasilewska verder. Zij is Product Owner & Project Manager bij de digitale bank. “Ondernemers gebruiken uiteenlopende systemen, applicaties en producten om hun bedrijf te runnen. Bovendien komt daar nog altijd veel papier bij kijken. Waarom niet de belangrijkste tools integreren binnen één app die overal beschikbaar is?” BusinessMax was geboren, een suite boekhoudtools waarmee elke ondernemer zijn boekhouding en administratieve processen eenvoudig kan beheren. “Van het aanmaken van facturen, scannen en betalen over de controle van de btw-raming tot het downloaden van bestanden die compatibel zijn met de drie meest gangbare boekhoudpakketten. Ten slotte biedt BusinessMax nog een geavanceerde, onlineboekhouddienst, ‘My Accountant powered by BDO’, waarin alle relevante documenten worden gecentraliseerd en toegankelijk zijn.”

“Alles verloopt geïntegreerd, automatisch en bovenal eenvoudig. Intuïtief als het ware.” – Magdalena Wasilewska, Product Owner & Project Manager Aion

Uit marktonderzoek bleek dat een kmo onmogelijk zonder een zakelijke bankrekening en een boekhoudpakket kan. De twee koppelen leek de heilige graal. Immers, wat is de grootste wens van een boekhouder die vooral veel kleine kmo’s bedient? “Dat alle processen gestroomlijnd en … digitaal verlopen”, lacht Joyce Martens. “Dat kan door bedrijfsleiders te stimuleren om hun facturen te digitaliseren, de boekhouding te linken met hun Aion-bankrekening en betalingen automatisch te sturen vanuit de digitale factuur.”

Voor Magdalena Wasilewska was het dan weer zaak dat Aion zo’n ‘My Accountant’-oplossing kon aanbieden tegen een scherpe prijs en met de minste inspanning. “We wilden onze klanten horen zeggen dat hun boekhouding nog nooit zo eenvoudig was geweest.” En met succes, want dankzij de doorgedreven integratie van bankzaken en boekhouding moeten de bedrijfsleiders zich niet langer bekommeren over de betalingstermijnen, achterstallen en noodzakelijke belastingvoorzieningen. “Alles verloopt geïntegreerd, automatisch en bovenal eenvoudig. Intuïtief als het ware.”

De intuïtieve processing was volgens Joyce Martens enkel mogelijk door de automatisering naar een hoger niveau te tillen. “Daarom maakten we samen met de IT-afdeling van BDO de koppeling tussen de beschikbare boekhoudgegevens bij Aion en onze eigen boekhoudsoftware. Dat biedt extra vertrouwen en comfort, want onze boekhoudsoftware is onze eerstelijnscontrole op de correcte toepassing van de Belgische boekhoudregels en btw-regels.”

Omdat de wensen van BDO Accountancy en Aion naadloos op elkaar aansloten, oversteeg de samenwerking de klassieke relatie klant-leverancier. Ze groeide uit tot een hecht partnership met als één gezamenlijk doel: de kleine kmo optimaal van dienst zijn.

“Het eerste verkennend telefoongesprek met Vodeno zette meteen de toon”, herinnert Joyce Martens zich. “Ons voorstel voor Vodeno’s boekhouding was nog maar de deur uit of ik kreeg de vraag of BDO niet wilde meedenken en -werken aan de uitrol van een geïntegreerde banking- en accountancyservice. Ons intakegesprek had Vodeno duidelijk positief geïnspireerd en legde de kiem voor een intense samenwerking.”

Naarmate het project vorderde, groeide ook de innovatieve spirit en de wederzijdse uitwisseling van knowhow en creativiteit. “De videocalls tussen België en Polen werden almaar langer en uiteindelijk huurde Vodeno een kantoor in Brussel om hands-on workshops op te zetten met elkaars experten. Daar werd echt duidelijk welke specifieke doelgroep Vodeno wilde bedienen, aan welke toegespitste vereisten de boekhoudoplossing moest voldoen en hoe de integratie op het bankingplatform kon worden ontwikkeld.” Na een jaar minutieuze voorbereiding, denkwerk en finetunen was ‘My Accountant powered by BDO’ beschikbaar voor de Aion-klanten.

Wat de volgende stappen zijn in het verhaal? Magdalena Wasilewska: “Nu het platform op kruissnelheid draait, is de zaak voortdurend nieuwe tools te ontwikkelen die inspelen op de noden en behoeften van onze klanten. Momenteel werken we aan een oplossing die het mogelijk maakt om alle uitgaven volautomatisch vanuit de mailbox door te sturen naar de boekhoudapplicatie. Daar worden ze gescand en opgeslagen. De klant krijgt dus in één oogopslag al zijn uitgaven netjes te zien, zonder extra inspanning.” Zodra die toepassing is uitgerold, staat de rapportering op het programma. “Transparante managementrapporten en alle bijbehorende grafische toepassingen moeten de kmo ondersteunen bij het accuraat analyseren en plannen van de sales, kosten en ‘profits’.”

Vragen over onze ‘Accountancy’-oplossingen en -diensten? Zoek je hulp bij de analyse van je situatie? Aarzel niet om de specialisten van ons ‘Accountancy’-team te contacteren: accountancy@bdo.be.