Terwijl de digitale transitie van bedrijven op volle toeren draait, hebben directiecomités en bedrijfsleiders vaak weken nodig om toegang te krijgen tot hun financiële gegevens. Dat probleem verzwakt het concurrentievermogen. Realtime accounting brengt soelaas.

Auteur: Pascal Lucchese, Senior Manager BDO Accountancy

Wie herkent volgende situaties niet: de bedrijfsleider op zakentrip verzamelt keurig alle onkostennota’s, levert die netjes binnen bij zijn/haar terugkeer of … laat ze per abuis een aantal dagen in de auto slingeren. Of nog: een kassabon blijft in de portefeuille steken en een factuur verzeilt in de spam. Het risico dat op die manier bewijsstukken verloren gaan, is niet ondenkbeeldig. Tot grote vreugde van de belastinginspecteurs of met alle btw-aangifteproblemen als gevolg.

Op die manier wordt een nauwkeurige analyse van de boekhouding wel heel moeilijk. Een accurate analyse vergt immers dat alle gegevens in real time worden bijgewerkt. Hoe sneller de data worden ingevoerd, hoe sneller de exploitatierekening up-to-date is en kan worden geanalyseerd. En hoe waardevoller het werk van de cijferberoepen wordt, als onmisbare, strategische tool voor de bedrijfsleider.

Uit een studie van The Association of Accountants and Financial Professionnals in Business blijkt dat als de financiële afsluiting zeven werkdagen vergt, 41% van de tijd daarvan wordt besteed aan het verzamelen, invoeren en valideren van informatie.

Een belangrijke oorzaak ligt in het feit dat veel organisaties nog altijd gezamenlijk gebruikmaken van verschillende, meestal manuele processen en tools (e-mails en spreadsheets).

Het voortdurend ‘pendelen’ tussen alle verschillende bronnen om de juiste gegevens op te sporen, te verzamelen en te verwerken wordt zo een tijdrovende, en dus dure, klus.

Doel is dus dat onze specialisten je helpen om de financiële gegevens digitaal en realtime te verwerken. Neutraal, correct, betrouwbaar en efficiënt. Kortom, dat we de boekhoud- en financiële verslaggevingsnormen op een hoger niveau tillen. Technologie speelt daarbij een onmiskenbare rol. Denk maar aan de RPA (Robotic Process Automation) dat routineuze, tijdrovende taken automatiseert, het risico op fouten vermindert en de mens verlost van repetitieve taken waardoor er extra ruimte komt voor andere, meer kennisgedreven of creatieve opdrachten met een hogere toegevoegde waarde (lees ook het artikel ‘Haal de robot uit de mens’).

Realtime accounting maakt het administratief beheer toegankelijker en dynamischer en geeft de (kmo)-bedrijfsleider tools om sneller boekhoudkundige knipperlichten te detecteren. Concreet kun je dankzij realtime accounting:

Technologie en software zijn niet alleenzaligmakend. Het is een complementair verhaal, net zoals de processen en taken van de Chief Financial Officer en de Chief Data Officer naar elkaar toegroeien of convergeren.

Een upgrade van de documentatiecyclus kan alleen maar bijdragen tot een snelle en accurate analyse van de financiële data. Er is geen compromis mogelijk. Het doel moet zijn om de bedrijfsleider op het juiste moment, alle juiste data te bezorgen die hij nodig heeft om de juiste strategische beslissingen te nemen in het belang van de goede werking van de onderneming. En dat zo kostenvriendelijk mogelijk.

De digitale transformatie zal niet meer vertragen laat staan worden teruggeschroefd. De boekhouding moet mee in het bad. Ze wordt verrijkt met steeds meer gepersonaliseerde functies en connecteert op een open manier met applicaties uit andere domeinen. Denk aan functies als elektronische handtekening, links met bankapplicaties, blockchain en artificiële intelligentie.

Bottomline: integratie, connectie en automatisering vormen de pijlers van een toekomstgerichte boekhouding. Die op haar beurt haar rol als groeikatalysator volop kan opnemen.