Bedrijven zijn tijdens deze coronacrisis verplicht om telewerk te organiseren als preventiemaatregel voor alle werknemers waarvan de functie zich daartoe leent.
Het verplicht thuiswerken of ‘tele-thuiswerk’ onderscheidt zich van het bij vele bedrijven reeds gekende structureel of occasioneel telewerk. Vermits het een nieuw begrip is zonder echt wettelijk kader, zijn er enkele belangrijke aspecten waarmee rekening moet worden gehouden en tips die de organisatie van het werk kunnen optimaliseren.
Verplichting
Normaal kunnen werkgevers hun werknemers niet verplichten om thuis te werken en kunnen werknemers dat ook niet opeisen. Het is echter duidelijk dat in de gegeven uitzonderlijke omstandigheden de werkgever, voor zover mogelijk en voor zover de functie dit toelaat, wel deze verplichting kan opleggen.
Afspraken
Wanneer de situatie lang aanhoudt en de afstand tussen werkgever en werknemer groot wordt, zijn goede afspraken noodzakelijk om discussies te vermijden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan afspraken omtrent beschikbaarheid, bereikbaarheid, tools, rapportering en controle met respect voor de privacy, kostenvergoeding en arbeidsuren.
Wat beschikbaarheid en werkuren betreft, kan het voor sommige ondernemingen belangrijk zijn om zo veel mogelijk het normale uurrooster te respecteren. Voor andere is het misschien perfect mogelijk om flexibel om te gaan met begin- en einduren.
Net zoals voor structureel telewerk kunnen de afspraken worden opgenomen in een bijlage aan de arbeidsovereenkomst. De modaliteiten van het tele-thuiswerk kunnen ook opgenomen worden in een bedrijfspolicy of intern reglement.
Tools en kosten
In principe moet de werkgever de apparatuur (laptop, gsm, enz.) en infrastructuur (internet, communicatie) voorzien die de werknemer nodig heeft om aan telewerk te kunnen doen. Hij moet ook zorgen voor faciliteiten in verband met technische ondersteuning. Wanneer de werknemer deze werkmiddelen ook voor privé-doeleinden kan/mag gebruiken, moet een forfaitair voordeel alle aard ('VAA') in aanmerking worden genomen. Meer bepaald:
- 6 € per maand voor een PC, laptop en randapparatuur
- 5 € per maand voor internet of mobiele data
- 3 € per maand voor tablet, smartphone of gsm
- 4 € per maand voor een telefoonabonnement
Dit VAA is onderdeel van het salaris en dus onderworpen aan RSZ en personenbelasting in hoofde van de werknemer en fiscaal aftrekbaar in hoofde van de werkgever.
Als alternatief kan hij een tussenkomst betalen voor de kosten van een eigen laptop en internetverbinding en kunnen ook andere bureaukosten vergoed worden, in de mate dat deze voor professionele doeleinden worden gebruikt.
De werkgever kan aan alle werknemers die 'tele-thuiswerken', volgende vergoedingen betalen:
- 129,48 € per maand vanaf 01-04-2020 (avril, mai et juin 2021 = 144,31 € per maand) als bureauvergoeding (tot dekking van de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, enz.) bij structureel en regelmatig thuiswerk
- 20 € per maand voor gebruik eigen laptop of PC met randapparatuur
- 10 € per maand voor gebruik van een eigen tweede computerscherm/printer/scanner zonder eigen computer
- 20 € per maand voor gebruik eigen internetverbinding
- Eenmalige of gespreide (over normale gebruiksduur) terugbetaling van de aankoopprijs van kantoormateriaal/informaticamateriaal (gebaseerd op werkelijke bewijsstukken en noodzakelijk om beroepsactiviteit thuis uit te oefenen in normale omstandigheden)
In de mate dat het een terugbetaling van kosten betreft die de werknemer heeft gemaakt ten voordele van de werkgever, kwalificeren de vergoedingen niet als loon. Op deze bedragen is dus geen RSZ verschuldigd en zij worden vrijgesteld van belastingen in hoofde van de werknemer(s). In hoofde van de werkgever zijn deze kosten volledig aftrekbaar.
Indien er afgeweken wordt van de hogergenoemde bedragen en er geen bewijsstukken worden voorgelegd ter verantwoording van de hoogte van het bedrag, wordt het gedeelte dat het bedrag overschrijdt wel als loon beschouwd en als dusdanig behandeld.
Indien er afgeweken wordt van de bedragen of voorwaarden zal de werkgever voorafgaandelijk een fiscale ruling bij de Dienst Voorafgaandelijke Beslissingen (DVB) dienen te bekomen om volstrekte zekerheid te verkrijgen over de fiscale behandeling van de vergoeding (vrijstelling bij werknemer/aftrekbaarheid bij werkgever).
Belangrijk
De vergoeding van maximaal 10% van het brutoloon dat betrekking heeft op de in de telewerkovereenkomst voorziene thuisprestaties, wordt NIET aanvaard voor dit tele-thuiswerk omwille van de coronacrisis. Dit kan enkel behouden blijven wanneer dit reeds voorzien was voor de coronacrisis door de telewerkovereenkomsten gesloten met de werknemers. De vergoeding mag in dit geval enkel worden berekend op de in de initiële telewerkovereenkomst voorziene thuisprestaties, niet op de werkelijke (vaak voltijdse) thuisprestaties.
Uiteraard blijft het steeds mogelijk om in de plaats van bovenvermelde forfaits te betalen, de werkelijke waarde van de kosten te vergoeden op voorlegging van bewijsstukken. Een hogere vergoeding dan het forfait van 129,48 € per maand (april, mei en juni 2021 = 144,31 € per maand) is dus niet uitgesloten.
Wat de eventuele andere kostenvergoedingen betreft zal herbekeken moeten worden of die nog wel toegekend kunnen worden. Zo lijkt het niet mogelijk om een baanvergoeding toe te kennen wanneer men volledig van thuis werkt en dus geen verplaatsingen meer doet.