Verplicht thuis werken was van bij de start van de coronapandemie een van de eerste maatregelen om virusverspreiding in te dijken. Maar doorheen de heropflakkeringen van het virus werd telewerken al snel een nieuwe norm.
De overheden in België en de ons omliggende landen namen kort na de start van de eerste lock down een aantal belangrijke beslissingen en sloten bilaterale akkoorden die ervoor gezorgd hebben dat in heel wat situaties de fiscale en parafiscale heffing op de lonen van grenswerkers in grensoverschrijdende situaties met de buurlanden ongewijzigd behouden konden blijven.
Maar wanneer je na het opheffen van die (tijdelijke) COVID-maatregelen je werknemers nog de mogelijkheid wil bieden om over de grens te telewerken, spelen toch heel wat elementen een rol die je vooraf best goed onderzoekt om nadelige (para) fiscale gevolgen te vermijden voor zowel de betrokken werknemer als de werkgever.
Specifieke maatregelen grensarbeiders tijdens COVID
Sociale zekerheid
De sociale zekerheidsinstanties in België en de ons omliggende landen beslisten vanaf de eerste ‘lock down’ vrij snel om de perioden van telewerk die grenswerkers in het thuisland verrichten als gevolg van de COVID-19 maatregelen, uit te sluiten bij de vaststelling van het toepasselijke socialezekerheidsstelsel. Deze uitzonderingsmaatregelen dienden om een tijdelijke verschuiving van sociale zekerheid gedurende de COVID-19 pandemie te voorkomen.
Inkomstenbelasting
Ook op fiscaal vlak sloten de fiscale overheden in België en de buurlanden bilaterale akkoorden om de onvoorziene gevolgen van een belastingverschuiving zoveel mogelijk te voorkomen. Deze bilaterale COVID-akkoorden voorzagen in een aantal afwijkingen op de bepalingen van de door België met deze landen gesloten dubbelbelastingverdragen.
Zo bepaalden de bilaterale overeenkomsten o.a. dat alle arbeidsprestaties van werknemers die thuis worden uitgeoefend als gevolg van de COVID-19-maatregelen mochten worden beschouwd als werkdagen die worden uitgeoefend in het land waar de activiteiten zonder de maatregelen zouden zijn uitgeoefend. Bijgevolg konden de inkomsten met betrekking tot deze prestaties verder belastbaar blijven in de werkstaat.
Ondanks het feit dat in de tussen België en de buurlanden gesloten bilaterale COVID-akkoorden geen specifieke maatregelen werden opgenomen met betrekking tot vaste inrichtingen, stelde de OESO aanbeveling dat het uitzonderlijk en tijdelijk verrichten van de werkzaamheden vanuit het woonland (thuiskantoor) als gevolg van de COVID-19 maatregelen geen belastbare vaste inrichting onder het verdrag zou doen ontstaan in hoofde van de werkgever.
COVID-beslissingen en bilaterale akkoorden inmiddels afgelopen
De COVID-19-overeenkomsten zijn definitief stopgezet op 30 juni 2022.
Aanvankelijk zou dit ook voor de sociale zekerheid het geval zijn geweest. De Europese Administratieve Commissie heeft half juni echter een nieuwe overgangsperiode tot en met 31 december 2022 voor socialezekerheidsdoeleinden ingevoerd. Recentelijk werd deze overgangsperiode verlengd tot 30 juni 2023.
Tijdens deze overgangsperiode zullen de lidstaten en de Administratieve Commissie specifieke situaties onderzoeken of een structurele wijziging van de toepasselijke regels noodzakelijk is. Het laat ook toe dat alle betrokken partijen zich aan de gewijzigde arbeidspatronen kunnen aanpassen. Bijgevolg zullen telewerkdagen tot die datum niet in aanmerking worden genomen voor de bepaling van de toepasselijke socialezekerheidswetgeving van de werknemer. Grensoverschrijdend telewerk zal dan pas vanaf 1 juli 2023 een wijziging van het toepasselijke sociale zekerheidsstelsel met zich meebrengen.
Een Limosa-melding (indien van toepassing) is echter opnieuw verplicht vanaf 1 juli 2022 (deze melding was niet verplicht tijdens de Covid-neutralisatieperiode).
Wat na afloop van de COVID-19 maatregelen?
Inmiddels is gebleken dat voor heel wat beroepen een groot deel van het werk van thuis uit kan worden verricht. We stellen in de praktijk nu al vast dat werkgevers in de ‘war for talent’ en de retentie van werknemers de mogelijkheid aanbieden om één of meerdere dagen per week van thuis uit te werken.
Voor ondernemingen die hun grenswerkers ook post COVID een deel van hun arbeidstijd willen laten thuiswerken is het hoe dan ook van belang om de gevolgen hiervan vooraf grondig te onderzoeken en in lijn te stellen met de wetgeving ter zake. Thuiswerken kan immers fiscale, arbeidsrechtelijk en sociaalrechtelijke gevolgen hebben voor de werknemer. Ook voor de werkgever kan telewerkend personeel een impact hebben op het vlak van de (inhoudings-) verplichtingen en de belastingheffing van haar resultaten.
Sociale zekerheid
De hoofdregel is dat een werknemer sociaal verzekerd is in het land waar hij zijn werkzaamheden verricht. Indien een grenswerker ook een deel van zijn werkzaamheden verricht vanuit zijn woonland, geldt de socialezekerheidswetgeving van de woonstaat op voorwaarde dat hij ten minste 25% van zijn totale arbeidstijd van uit de woonstaat presteert. Indien dit aandeel minder is, dan geldt de sociale zekerheidswetgeving van het land waar de werkgever is gevestigd.
Inkomstenbelasting
Een grenswerker die zijn werkzaamheden ook gedeeltelijk vanuit zijn woonland verricht, wordt in beide landen belast. Het loon en de voordelen die betaald worden voor de werkdagen in het oorspronkelijke werkland, worden voortaan nog steeds in dat land belast. Het loon voor de telewerkdagen in het woonland alsook voor bijvoorbeeld zakelijke reizen buiten het woonland en het oorspronkelijke werkland, mogen belast worden in het woonland.
In tegenstelling tot de sociale zekerheid geldt bij tewerkstelling in het woonland geen minimum aandeel waarbij de belastingheffing naar de woonland schuift. Ook wanneer de werknemer slechts occasioneel thuis werkt, geldt voor deze dagen in principe belastingheffing in België.
Het inkomen van grensoverschrijdende telewerkende werknemers kan dus mogelijk dubbel worden belast, wat tot (langdurige en dure) geschillen tussen werknemers/werkgevers en belastingdiensten van lidstaten kan leiden.
Arbeidsrecht
De ‘gewoonlijke arbeidsplaats’ is de plaats waar de werknemer het grootste deel van zijn arbeidstijd doorbrengt. Dat verandert niet wanneer de werknemer tijdelijk in een ander land werkt. Bijgevolg moet voor een grenswerker die telewerk verricht vanuit zijn woonland nagegaan moeten worden of de situatie slechts tijdelijk is of zal voortduren in de tijd.
In het eerste geval, blijft de oorspronkelijk gekozen arbeidswetgeving van toepassing zoals voorheen, tenzij werkgever en werknemer anders overeenkomen. Indien de situatie een meer permanent karakter heeft, kan dit een impact hebben op de gewoonlijke arbeidsplaats van de werknemer.
Indien het telewerk zo omvangrijk is dat het woonland de gebruikelijke arbeidsplaats van de werknemer wordt, moeten de dwingende bepalingen van de arbeidswetgeving in het woonland die gunstiger zijn voor de werknemer toegepast worden. Maar ook in de situatie waar een werknemer gemiddeld één dag per week van thuis uit werkt, moet rekening gehouden worden met de bepalingen van het bijzonder dwingend recht in de woonstaat, en zal de tewerkstelling bijgevolg beheerst worden door twee rechtstelsels.
Elke situatie vraagt dus een specifieke analyse om te bepalen of de dwingende bepalingen van het woonland gunstiger zijn voor de werknemer dan het arbeidsrecht dat oorspronkelijk door de partijen werden gekozen.
Aanvullende pensioenopbouw
Indien de werknemer als gevolg van het telewerken onder de sociale zekerheidswetgeving van het woonland komt te staan, moet tevens nagegaan worden of verder voldaan wordt aan de aansluitingsvoorwaarden van het aanvullend pensioenplan in het oorspronkelijke werkland. Pensioenreglementen vereisen namelijk soms dat de werknemer onderworpen moet zijn aan de sociale zekerheidswetgeving van het land waar de werkgever is gevestigd.
Zelfs indien verder aan de voorwaarden tot aansluiting voldaan wordt, is het ook van belang om na te gaan of de verschuiving van de belastingheffing een impact zal hebben op het pensioengevend salaris.
Vennootschapsbelasting
Telewerken in grensoverschrijdende context kan ook voor de onderneming gevolgen hebben op het vlak van de vennootschapsbelasting.
Alvorens in te stemmen met telewerken vanuit het woonland bekijk je als onderneming best of werken vanuit een thuiskantoor aanleiding zal geven tot het ontstaan van een belastbare vaste inrichting in dat land. Hierbij kunnen een aantal materiële elementen een rol spelen (is het thuiskantoor een essentiële voorwaarde in de arbeidsovereenkomst, is de werknemer vrij om te beslissen van waar hij/zij zijn of haar werk zal uitvoeren, etc.)
Indien ook aan vertegenwoordigers de mogelijkheid wordt geboden om van thuis uit te werken, dan moet zeker nagegaan worden of zij de bevoegdheid hebben om namens de buitenlandse onderneming op structurele wijze vanuit hun woonland contracten af te sluiten of de essentiële bestanddelen ervan te onderhandelen zonder materiële tussenkomst door de buitenlandse vennootschap.
Voor bestuurders is het dan weer van belang om na te gaan of de vennootschap nog vanaf één centrale plaats wordt geleid, dan wel dat zij beslissingen nemen en uitvoeren vanuit hun woonplaats.
Wordt er onvoldoende rekening gehouden met de fiscale gevolgen van het telewerk in hoofde van de vennootschap, dan dreigen er discussies met de buitenlandse belastingadministratie. Deze discussies resulteren in de praktijk vaak in een dubbele belasting en kostelijke en tijdrovende procedures, niet alleen voor de onderneming zelf, maar ook voor de werknemers en bestuurders.
Geharmoniseerd beleid voor telewerkers
In heel wat rangen pleit men voor een structurele en geharmoniseerde regeling voor de grenswerkers in de Benelux. Het Europees Economisch en Sociaal Comité haalt in een advies op eigen initiatief enkele pijnpunten aan in de huidige nationale regelgeving van de betrokken Lidstaten en maakt aanbevelingen voor de Europese Commissie om een dergelijke gestructureerde oplossing concreet verder uit te werken. Gelet op het langdurig wetgevend proces om dergelijke maatregelen tot uitvoer te brengen, kunnen we de nieuwe maatregelen echter niet op korte termijn verwachten.
Wat kan je al doen?
Als je een onderneming bent die haar grenswerkers post COVID wil laten telewerken vanuit hun woonland, maak je best vooraf een grondige analyse van de gevolgen die dat met zich brengt. Er wordt immers verwacht dat zowel de overheden waar de onderneming is gevestigd als deze van het woonland van de grenswerkers gerichte controles zullen uitvoeren op het correct naleven van de nationale en internationale wetgeving.
Met volgende zaken kan je al aan de slag.
- Voorafgaandelijke analyse van:
- de concrete fiscale en juridische gevolgen van de nieuwe tewerkstellingssituatie voor de onderneming en voor de betrokken telewerkers;
- de financiële impact – bruto netto en naar loonkost;
- Informeren van de werknemers over de concrete fiscale en juridische gevolgen met betrekking tot de nieuwe modaliteiten voor de uitoefening van de arbeid.
- Arbeidsrecht:
- opmaak van een addendum aan de arbeidsovereenkomst rekening houdend met de dwingende bepalingen van het woonland:
- opmaak / aanpassing van het arbeidsreglement/personeelshandboek in het woonland / oorspronkelijk werkland;
- opmaak / aanpassing telewerkpolicy waarbij ingezet wordt op gelijke behandeling van alle werknemers ongeacht de woonplaats.
- Sociale zekerheid:
- Registratie als werkgever in het woonland bij verschuiving van de toepasselijke socialezekerheidswetgeving;
- Controleer noodzaak tot afsluiting / aanpassing overige verzekeringen voor het telewerk van uw buitenlandse werknemers;
- Aanvraag A1-verklaring
- Controleer noodzaak voorafgaandelijke meldingen in woonland van de grenswerker bij continuering sociale zekerheid in oorspronkelijk werkland.
- Belastingheffing - Payroll:
- Opstart van een payroll in het woonland van de werknemer indien sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd en/ of inhoudingsplicht loonbelasting in woonland;
- Aanpassing van de loonverwerking in het oorspronkelijke werkland;
- Informeren of assisteren grenswerkers m.b.t. de wijzigingen in de belastingaangiftes in het woonland en oorspronkelijk werkland;
- Indiening aangifte vennootschapsbelasting in het woonland indien sprake van een vaste;
- Beoordeling en naleven overige fiscale verplichtingen o.b.v. de fiscale wetgeving van het woonland indien geen sprake is van een vaste inrichting in hoofde van de vennootschap.
- Aanvullende pensioenopbouw:
Beoordeling mogelijke impact op verschuiven sociale zekerheid op bovenwettelijke pensioenopbouw.
Beoordeling noodzaak/wenselijkheid aanpassing vergoedingsstructuur: vergoeding woon-werkverkeer, forfaitaire vergoeding thuiskantoor, …
Contact
BDO beschikt over de nodige experten om je te helpen bij een analyse van de impact die grensoverschrijdend telewerk heeft op jouw onderneming. Neem gerust contact op met een van onze experten of met je gebruikelijke BDO-contactpersoon.