“Een budget is vertellen waar je geld moet gaan in plaats van je je afvragen waar het is gebleven.”
Budgetteren heeft altijd toegevoegde waarde voor je organisatie. Zowel in onzekere tijden zoals het huidige momentum waarin we leven als in meer stabiele tijden.
Door het opstellen van een budget krijg je als organisatie een duidelijker beeld en inzicht van je uitgaven en ontvangstenpatroon.
Een budget is geen garantie op succes, maar biedt je wel een houvast.
Strategische vertaling prioriteiten
Een belangrijke stap in het budgetteringsproces is het vaststellen van je prioriteiten.
Welke strategische doelstellingen zijn het belangrijkst voor je organisatie en welke acties zijn nodig om deze te bereiken?
- Groei?
- Kostenbesparing
- Investeringen in nieuwe diensten / producten
- …
Door prioriteiten te stellen, zorg je ervoor dat je budget wordt besteed aan de zaken die het meest bijdragen aan het behalen van je doelen. Deze strategische doelstellingen worden best vertaald in concrete acties en projecten. Zo maak je een goede en concrete opvolging van je budget mogelijk.
Opvolging van je budget is belangrijk in alle omstandigheden. Je strategie en doelstellingen kunnen veranderen, en het budget moet hierop worden aangepast om ervoor te zorgen dat je organisatie op koers blijft in het behalen van deze doelstellingen. Het is dus geen vast gegeven maar beweegt eerder dynamisch mee met je organisatie.
Door het integreren van KPI’s in je budget kan je ook de doelstellingen opvolgen.
Het bepalen van KPI’s gebeurt wel best op een SMART-manier:
S specifiek - duidelijk omschreven
M meetbaar - in cijfers of percentages kunnen uitdrukken
A acceptabel - in overleg met de betrokkenen
R realistisch - relevant voor het doel en in directe relatie met de doelstelling
T tijdsgebonden - deadline voor het behalen van de doelstelling
Inzicht in structuur
Een goed inzicht van je huidige kosten- en opbrengstenstructuur is eveneens van belang.
- Hoe zijn bepaalde rubrieken geëvolueerd de afgelopen jaren?
- Hou er rekening mee dat niet elke rubriek even gevoelig is aan externe factoren
- Wat is de impact van de recente loonindexeringen op onze organisatie?
- Is er een bepaalde periodiciteit waar te nemen?
Dashboarding via BI helpt je de inzichten in de structuur te visualiseren en doorgronden in voorbereiding van een accurate budgetopbouw.Lees ook dit artikel over het belang van dashboarding: Dashboarding in tijden van onzekerheid - BDO
Scenario-analyses bij budgetopmaak
Bij het opmaken van je budget is het ook aangewezen om assumpties of scenario’s in te bouwen in het behalen van je doelstellingen (bijv. best case vs worst case) Wat is de impact en wat betekent dit voor de financiële gezondheid van je organisatie? Door de onzekere tijden waarin we nu verkeren is een vergelijkende analyse een must.
Focus niet enkel op kostenbesparingen
Een vaak voorkomende fout in het opstellen van het budget is cost-cutting van je uitgaven. Kostenbesparingen zijn belangrijk, maar niet de enige manier om jouw organisatie gezond te houden. Optimalisatie van bedrijfsprocessen, analyse van de inkomstenstromen zijn zeker zo belangrijk om tot een goed onderbouwd budget te komen.
Welke budgetteringstechniek passen we het best toe?
Er is geen specifieke budgetteringstechniek die voor alle organisaties het meest geschikt is. De keuze van de meest geschikte budgetteringstechniek hangt af van verschillende factoren, zoals:
- de aard van de activiteiten
- de omvang
- de beschikbare middelen
- de doelstellingen
Enkele veelgebruikte budgetteringstechnieken zijn:
Incremental budgeting: deze techniek houdt in dat het budget wordt gebaseerd op de uitgaven van het voorgaande jaar, met daarbovenop een groeipercentage. (looking back – looking forward principe). Dit kan vaak beschouwd worden als een houvast bij een gelijkblijvend ‘beleid’. Deze techniek komt eerder van pas in zekere tijden die weinig conjunctuurgevoelig zijn.
Zero-based budgeting: deze techniek vereist dat het budget vanaf nul wordt opgebouwd. Elk onderdeel in het budget wordt individueel bekeken en er kan snel worden ingespeeld op veranderende marktomstandigheden.
Activity-based budgeting: deze techniek richt zich op het identificeren van de belangrijkste activiteiten van een bedrijf en de kosten die daaraan verbonden zijn.
De keuze voor een bepaalde budgetteringstechniek maak je op basis van de specifieke behoeften en omstandigheden van je organisatie. Het is belangrijk om de verschillende opties te overwegen en de techniek te kiezen die het beste past bij je doelstellingen.
Wil je weten welke budgetteringstechniek en toepassing het meest geschikt is voor jouw organisatie?
Neem dan zeker contact op met het BDO Smart Business Solutions Team: SmartBusinessSolutions@bdo.be