Heb je soms ook dat gevoel dat iedereen in je bedrijf keihard werkt, maar dat de resultaten niet volgen? Of dat je minder vat hebt op een proces of technologie waardoor je kansen dreigt te missen? Maak je geen zorgen, elke ondernemer worstelt met dat soort vragen. Ze zijn typisch voor bedrijven in groeimodus. Maar … je kunt er wel wat aan doen!

Bestaande, succesrijke diensten, producten of processen gaan niet eeuwig mee. Hoe snel gebeurt het niet dat een toepassing of technologie waarmee je gisteren nog hoge toppen scoorde, vandaag niet langer doet wat ze moet? Of dat een idee met veel potentieel de mist ingaat door fouten die konden worden vermeden?

Kortom, rendabel groeien doe je niet vanzelf. En al zeker niet in een wereld die voortdurend beweegt en verandert. Nieuwe groeikansen of uitdagingen vragen innovatieve, creatieve oplossingen. “Wij bundelden ze onder de noemer Smart Business Solutions”, zegt Philip Lodewyckx, Partner BDO Smart Business Solutions. “Oplossingen die toegankelijk zijn op maat van elk type bedrijf, onafhankelijk van de schaalgrootte. Anders gezegd: knowhow en ervaring op het vlak van bedrijfsvoering en strategie, automatisering, financieel management, margeanalyse en ‘dashboarding’ zijn voortaan niet langer voorbehouden aan grote multinationals.”

Elke onderneming of organisatie kan wel pijnpunten vinden waar beschikbare mensen en middelen efficiënter en dus rendabeler kunnen worden ingezet. Vraag is hoe je daar concreet werk van maakt. Philip: “De Smart Business Solutions zijn gebouwd rond het SMART-principe. We willen ondernemers immers oplossingen aanreiken die ‘Specific, Measurable, Achievable, Relevant & Time-bound’ zijn.” Ze steunen bovendien op drie assen die weliswaar vaak met elkaar zijn verbonden, maar elk afzonderlijk een grote impact hebben op de slagkracht van je bedrijf:

“Wanneer ondernemers ons aanspreken over problemen hebben ze al te vaak een onvolledig beeld over de oorzaak van het probleem”, weet Philip Lodewyckx uit ervaring. “Het is onze taak om die analyse te doen binnen alle businessschakels, zowel financieel als operationeel.” Op basis van die analyse bepaal je in welke mate je de strategie van jouw bedrijf kan vertalen in meetbare operationele en financiële indicatoren, en of andere werkmethodes een betere uitkomst kunnen bieden. Daarna komt het erop aan om de aanpassingen in duidelijke processen te gieten en je team(s) te trainen. “Op een continue manier”, benadrukt Philip, “want net als je bedrijf veranderen ook de tools en methodes voortdurend.”

De voorbije jaren wordt de wereld steeds meer gestuurd door big data. Alle ondernemingen krijgen, ongeacht hun schaalgrootte, te maken met immens veel interne en externe data. Dat brengt heel wat nieuwe uitdagingen met zich mee, maar creëert ook kansen. Data vormen immers een hefboom om de activiteiten van de onderneming in goede banen te leiden. “Dankzij ‘Business Intelligence’(BI)-oplossingen kunnen we de beschikbare data ontginnen en omzetten in bruikbare inzichten”, legt Philip Lodewyckx uit. “Die inzichten moeten directeurs, managers en medewerkers helpen om weloverwogen strategische en tactische zakelijke beslissingen te nemen.”

Financiële gegevens worden in ondernemingen doorgaans in een gestructureerde vorm beschikbaar gesteld. Maar om weloverwogen strategische en tactische zakelijke beslissingen te nemen, is er meer nodig dan alleen financiële gegevens. De data moeten in zekere mate inzichtelijk worden gemaakt om de informatiebehoeften van de verschillende besluitvormers binnen een onderneming vast te stellen en de beschikbare gegevens te vertalen naar begrijpelijke beeldtaal. Een multidisciplinaire aanpak is dan ook cruciaal voor een succesvolle implementatie van een BI-oplossing.

Philip Lodewyckx en zijn team stellen vast dat vooral bij groeibedrijven de operationele en financiële processen onvoldoende op elkaar zijn afgestemd. “Ze werken vanuit verschillende systemen, verrichten handelingen dubbel met het risico op fouten en kunnen de follow-up onvoldoende garanderen.” In sommige gevallen kan een ERP-oplossing (Enterprise resource planning) een antwoord bieden.

ERP-oplossingen dekken alle nodige processen om een efficiënt beheer binnen je organisatie mogelijk te maken. Wat zijn de verschillende onderdelen van zo’n efficiënt beheer?

Door al die gegevens in een solide database te verzamelen, wordt het mogelijk realtime te detecteren waar je quick wins kunt realiseren of waar er iets kan mislopen.

Kmo’s en scale-ups focussen doorgaans meer op de dagdagelijkse bedrijfsvoering dan dat ze tijd besteden aan hun administratieve stromen en processen. Meestal vertrouwen ze hun boekhoudkundige processen toe aan hun lokale accountant zonder die processen (en de resultaten ervan) te koppelen aan de opvolging van de businessactiviteiten.

Door hun activiteiten en hun administratieve processen te ‘ontkoppelen’, verliezen ze belangrijke cashdrains uit het oog, zoals onbruikbare voorraden, overmatige aankopen van bepaalde producten of slechte opvolging. Door efficiënt beheerde administratieve processen te koppelen aan de dagelijkse activiteiten en door bepaalde taken te automatiseren, bespaar je tijd en middelen, en vind je met enkele muisklikken belangrijke documenten in een oogwenk terug.

Philip: “Een goed geïntegreerd systeem waarbij financiële informatie uit je boekhoudprocessen deel uitmaakt van het grotere geheel zorgt ervoor dat je een goed zicht hebt op je winst- en verliessituatie en helpt je je hele bedrijf te leiden.”