Nu de corona-epidemie ons sneller dan verwacht opnieuw tot thuiswerken verplicht, dringt de tijd om onze manier van werken structureel aan te passen. Lean-technieken kunnen daarbij helpen, schrijft Geert Volders van adviesorganisatie BDO.
Een onverhoopt succes, zo noemden heel wat werkgevers de eerste (verplichte) kennismaking met telethuiswerk. Ook onder de werknemers was het enthousiasme groot, in die mate zelfs dat velen – 95 procent volgens de recente enquête van BDO en HR Square – aangaven er na de crisis graag mee verder te gaan, bij voorkeur twee dagen per week. Veel werkgevers gingen daar intussen op in en voerden versneld een telewerkbeleid in.
Uiteraard is de kous daarmee niet af. Spelregels vastleggen is één ding, werknemers er aan laten wennen, is nog een ander paar mouwen. Ook de consultants van BDO, die verschillende bedrijven in dit traject begeleiden, hebben dit in de voorbije maanden ervaren. Zij zagen dat de individuele verwachtingen van werknemers sterk verschillen. Sommigen houden van de stilte van het thuiswerkkantoor terwijl anderen
net opfleuren als er collega’s in de buurt zijn. Ook de inhoud van de job en het al of niet beschikbaar zijn van een geschikte thuiswerklocatie maakt telewerk voor de een al makkelijker dan voor de ander. Dat organisaties om die reden voldoende ruimte aan de afdelingen en de teams moeten geven om zich deze nieuwe manier van werken eigen te laten maken, is een van de belangrijkste lessen die onze consultants mee naar huis namen.
Continu verbeteren
Organisaties maken dit mogelijk door leidinggevenden – de middenmanagers – al in een vroeg stadium te betrekken, idealiter zodra de eerste krijtlijnen van het telewerkbeleid op papier staan. Het is een goed idee om de verantwoordelijken er vervolgens mee naar hun teams te laten gaan om de nieuwe samenwerking verder te bespreken en tot een teamovereenkomst te komen. Deze vier vragen moeten tijdens die oefening een antwoord krijgen: ‘Hoe zullen we als team communiceren?’, ‘Welk soort info hebben we nodig?’, ‘Hoe zullen we het werk verdelen?’ en ‘Hoe zullen we onze resultaten meten?’
De opdracht voor u als werkgever of HRmanager is om deze drukbezette middenmanagers tijdens dit traject zo goed mogelijk te ondersteunen. Begin bijvoorbeeld met uit te leggen waarom de keuze voor het nieuwe werken zo belangrijk is en welke voordelen ze daar op termijn zelf uit zullen halen. Train hun leidinggevende vaardigheden, maar reik ook nieuwe methodieken aan. Leer hen bijvoorbeeld om via dagelijkse of wekelijkse stand-up-meetings focus en motivatie in de groep te krijgen. Laat hen kennis maken met verbeterborden, zodat ze snel inzicht krijgen in wat goed en minder goed loopt, en stuur
aan op continu verbeteren. Al deze zogenaamde lean-technieken hebben hun meerwaarde in de afgelopen maanden meer dan eens bewezen. Wij ervaren ze dan ook als onmisbaar bij de verder implementatie van het nieuwe werken.
Beste praktijken verankeren
Vergeet ten slotte niet om de ervaringen van de leidinggevenden en hun teams na verloop van tijd opnieuw samen te brengen en de beste praktijken in uw telewerkbeleid te verankeren. Ga daarbij niet overhaast tewerk, maar gun uw medewerkers drie tot zes maanden om aan de nieuwe routine te wennen alvorens lessen te trekken. Onthoud bovenal dat hoe beter uw medewerkers zich bij telewerk voelen, hoe hoger hun productiviteit en engagement voor de onderneming zal zijn. Ook dat kwam in onze telewerkenquête duidelijk naar boven.
“Vergeet niet om de ervaringen van de leidinggevenden en hun teams na verloop van tijd opnieuw samen te brengen en de beste praktijken in uw telewerkbeleid te verankeren. Ga daarbij niet overhaast tewerk, maar gun uw medewerkers minstens drie tot zes maanden.”