Voordelen van goed bestuur voor kmo’s

Samen met BDO ijvert GUBERNA voor een professionalisering van de raad van bestuur bij kmo’s. Een duidelijk zicht op de rol van de raad van bestuur kan de slagkracht van kmo’s versterken. In het eerste artikel situeerden we de bestuurder binnen de bredere context van de onderneming als een aparte rol naast die van de dagelijkse manager en de aandeelhouder(s). We gingen ook dieper in op de drie kernrollen van de bestuurder, met name de strategische, monitoring-, en leiderschapsrol. Het belangrijkste om te onthouden is dat zelfs in kmo’s waar de bestuurder, aandeelhouder en dagelijks manager dezelfde persoon zijn, er vele voordelen zijn om af en toe enkel de pet van bestuurder op te zetten, omdat je vanuit die rol alle zaken vanop een strategische afstand kan bekijken.

In dit tweede artikel gaan we dieper in op die belangrijkste voordelen. We focussen op twee belangrijke soorten voordelen, gebaseerd op de twee meest essentiële vragen die elke ondernemer zich voortdurend stelt: Hoe creëer ik waarde (voor mijn klanten)? En hoe controleer ik mogelijke risico’s eigen aan mijn bedrijf? We gaan eerst dieper in op de controlerende rol van de bestuurder.

1.Hoe goed bestuur betere controle geeft

Terwijl je als ondernemer waarde creëert voor je klanten—wat geld in de lade brengt—moet je controle behouden over alle aspecten die die waardecreatie mogelijk maakt. Een raad van bestuur die haar controlerende rol adequaat vervult, kan de gezondheid en veerkracht van een bedrijf aanzienlijk verbeteren. We sommen drie voordelen op van betere controle: betere transparantie, beter risicobeheer, en een betere verstandhouding tussen aandeelhouders.

1.1.Transparantie over verantwoordelijkheden

Een effectief bestuur helpt bij het duidelijk omschrijven van wie verantwoordelijk is voor wat binnen de onderneming. Met een goed gedefinieerde hiërarchie van verantwoordelijkheden en beslissingslijnen kan het management een beter overzicht bewaren over wie verantwoordelijk is voor welke beslissingen, wat de kans op keuzes die schadelijk zijn voor de onderneming verkleint. Naarmate kleine of middelgrote ondernemingen groeien wordt het een uitdaging om alle facetten van het bedrijf op te volgen. Veel ondernemers trachten alle beslissingen in handen te houden, maar moeten zich ook de vraag durven stellen waar ze de beslissingsverantwoordelijkheid kunnen delegeren naar onderliggende hiërarchieën. De ondernemer moet vanuit zijn bestuurdersrol durven nadenken over hoe die zich op bepaalde punten overbodig kan maken. Het is een goed idee om zeker tijdens de groei van de onderneming externe bestuurders aan te trekken die ervaring hebben in het opzetten van duidelijke besluitvormingsstructuren en verantwoordelijkheidslijnen, op maat van jouw bedrijfsgrootte.

1.2.Duidelijker risicobeheer

Goed bestuur omvat een duidelijk kader rond risicobeheer. Door je risico's vast te stellen, te evalueren en te verlagen, voorkom je als bedrijf problemen zoals juridische valkuilen of financiële slordigheden. Een bestuurder die je helpt bij het monitoren van de in jouw sector geldende regelgeving vermindert het risico op juridische geschillen. Financiële duidelijkheid scheppen heeft zowel interne als externe positieve effecten. Intern binnen het bedrijf moet je een duidelijk zicht hebben op je schuldcapaciteit. Extern verbetert dit de relaties met eventuele externe investeerders of kredietverschaffers.

Wat betreft de interne schuldcapaciteit, slaat goed bestuur op een voortdurende evaluatie van de financiële gezondheid van het bedrijf, waardoor je precies zicht hebt op hoeveel schulden de onderneming kan torsen. Dit stelt je onderneming er toe in staat om een gepast schuldniveau aan te gaan zonder de financiële stabiliteit of toekomstige groeivooruitzichten in gevaar te brengen.

Ondernemingen die op zoek gaan naar extern kapitaal hebben baat bij een goed intern zicht op hun financiële gezondheid, omdat ze daardoor hun strategische visie overtuigender kunnen communiceren naar eventuele investeerders. Het actief betrekken van je financiers bij het verhaal dat je wil realiseren vergroot het vertrouwen bij alle partijen. Eens je met externe investeerders werkt, die soms een zitje in de raad van bestuur opeisen, is het wel belangrijk dat je een duidelijke aandeelhoudersovereenkomst op papier zet waarin precies beschreven staat welke plichten en rechten de externe partij heeft. Dit zal de lange-termijnrelatie met mogelijke externe investeerders alleen maar ten goede komen.

Ook als je geen externe investeerders aantrekt maar gewoon leent voor bepaalde bedrijfsdoeleinden, kunnen sterke en transparante controles voor betere financieringsvoorwaarden zorgen. Financiers beschouwen ondernemingen die hun risico’s erkennen en controleren als stabieler en betrouwbaarder. Ook de samenstelling van je raad van bestuur beïnvloedt de financieringsvoorwaarden. Een raad van bestuur die bestaat uit bekwame professionals die expertise, begeleiding en toezicht bieden aan het dagelijks management wekt vertrouwen bij investeerders en kredietverstrekkers.

1.3.Goede relaties met de aandeelhouders

De samenstelling van de aandeelhouders tijdens de opstartfase van een bedrijf is meestal eenvoudig. De oprichters zijn doorgaans de hoofdaandeelhouders. Naarmate de tijd verstrijkt, en zeker als er een nieuwe familiale generatie aantreedt, kan de aandeelhoudersstructuur ingewikkelder worden. Het is dan ook cruciaal om te anticiperen op mogelijke spanningen tussen de familiale of bevriende aandeelhouders. Niet alle leden van de volgende generatie kunnen altijd in de raad van bestuur zetelen, en het is zaak om er op voorhand voor te zorgen dat alle aandeelhouders op één lijn zitten wat betreft de doelstellingen van het bedrijf en de criteria waar leden van de nieuwe generatie aan moeten voldoen om te zetelen in de raad van bestuur.

Een eerste tip is om zo transparant mogelijk te zijn in al je financiële verslagen en besluiten. Het verstrekken van accurate en tijdige informatie over de activiteiten, financiële prestaties en strategische plannen van de onderneming stelt aandeelhouders in staat om weloverwogen keuzes te maken, waardoor onzekerheid en de kans op conflicten als gevolg van verkeerde informatie afnemen.

Ten tweede beschermt een goed bestuur de rechten van aandeelhouders, waaronder het recht om te stemmen over cruciale zaken zoals de benoeming van bestuurders, de beloning van bestuurders of managers, of belangrijke bedrijfstransacties boven een bepaald bedrag. Wanneer aandeelhouders het gevoel hebben goed ingelicht te worden over deze beslissingen verkleint het risico op conflicten.

Dit garandeert de blijvende betrokkenheid van alle aandeelhouders. Bedrijven die hun aandeelhouders actief betrekken, naar hun zorgen luisteren en hun inbreng vragen, zijn beter in staat om potentiële conflicten aan te pakken voordat ze escaleren. Regelmatige communicatie bevordert een gevoel van partnerschap en gedeelde doelstellingen. Er kunnen conflicten tussen aandeelhouders ontstaan door externe factoren, zoals een vijandige overnamepoging, of interne factoren, zoals een te agressieve bedrijfsstrategie. Er bestaan bestuursmechanismen die het risico op de externe factoren verminderen, zoals meervoudig stemrecht voor de oprichters of het vermijden van belangenconflicten bij mensen die tegelijk in jouw raad van bestuur zetelen maar ook in raden van bestuur van (on)rechtstreekse concurrenten. Het gangbare bestuursmechanisme tegen onaanvaardbare risico’s is op voorhand duidelijk de te behalen doelstellingen vast te leggen.

2.Waardecreatie door goed bestuur

Al deze controles moeten natuurlijk een doel dienen, en dat doel is in essentie de creatie van waarde voor je klanten. Een sterke raad van bestuur (of advies) kan je helpen bij het scherp stellen van je lange-termijndoelstellingen waardoor je groeipotentieel ten volle wordt bereikt, en het behouden van overzicht op een realistische en overkoepelende strategie.

2.1.Het groeipotentieel benutten

Bestuurders die sterk vertrouwd zijn met jouw markt kunnen je helpen in het formuleren van realistische strategieën die het groeipotentieel van je onderneming optimaal realiseren. Daarnaast kunnen experts in het stroomlijnen van processen de operationele efficiëntie van de onderneming optimaliseren. Zoals we reeds aangaven in het eerste deel over hoe goed bestuur een duidelijker zicht kan creëren op de beslissingslijnen en -verantwoordelijkheden, kan een sterke raad van bestuur helpen bij de groeipijnen van het uitdijende personeelsbestand van een groeiende onderneming. Ondernemingen in een explosief groeiende markt hebben natuurlijk andere strategische vereisten dan ondernemingen in eerder stabieler markten, maar in beide gevallen is een divers bestuur met expertise in operationele bedrijfsvoering een enorme toegevoegde waarde. Let wel: de raad van bestuur helpt de krijtlijnen uitzetten die de efficiëntie verbetert, maar bemoeit zich vervolgens niet met hoe de dagelijkse operationele leiding deze maatregelen implementeert.

2.2.De strategische richting bepalen

Een effectieve raad van bestuur speelt een cruciale rol bij de implementatie van de strategie door te zorgen voor samenhang tussen de toewijzing van middelen en de strategische richting van het bedrijf. Hoewel de bestuursrol het uitvoerend management moet adviseren en begeleiden bij het formuleren van de strategie, moet het bestuur het management ook de vrijheid geven om alle dringende beslissingen onafhankelijk te kunnen nemen. De steun van de raad ligt in het overzicht houden over de beschikbare middelen en het helpen van het management om binnen de beperkingen van de bestaande middelen te werken.

Onderzoek toont aan dat een formeel businessplan de kans op succes van een startende onderneming fors verhoogt. Het opstellen van een businessplan sluit experimenten of mogelijke aanpassingen aan productstrategieën niet uit. Experimenteren blijft cruciaal voor starters, maar planning verhoogt de effectiviteit van experimenten. Planning brengt immers potentiële uitdagingen in een vroeger stadium aan het licht, wat voordelen op de lange termijn oplevert.

Conclusie

Zelfs als je nog niet klaar bent om te werken met externe bestuurders, en je tegelijk hoofdaandeelhouder, dagelijks manager en bestuurder bent van je onderneming, baat het om af en toe de pet van bestuurder op te zetten. De twee belangrijkste rollen die met die pet gepaard gaan zijn het effectief controleren van alle aspecten van je onderneming, en het uitstippelen van een lange termijn planning. Samen versterkt dat het vertrouwen bij alle partners waar je binnen of buiten het bedrijf mee werkt.