In sectoren met een jaarlijkse loonindexering ontstaat een discrepantie tussen de (niet-geïndexeerde) loonmassa toegekend in 2022 – fiscale basis voor de provisie vakantiegeld - en het effectief te betalen (geïndexeerde) vakantiegeld in 2023. Is het in die context aangewezen bij de jaarafsluiting alsnog de index te verrekenen in de provisie vakantiegeld?
Twee indexeringssystemen
Globaal genomen bestaan er twee systemen om de lonen aan te passen aan de levensduurte. In het eerste systeem worden de lonen automatisch aangepast wanneer de spilindex wordt overschreden. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de lonen van het zorg- en overheidspersoneel. In het tweede systeem worden de lonen slechts periodiek geïndexeerd. Voor de werknemers uit de voedingsnijverheid bijvoorbeeld, of de 500.000 bedienden in Paritair Comité 200 worden de lonen jaarlijks verhoogd (januari 2023) om ze aan te passen aan de inflatie.
Discrepantie provisie en betaling vakantiegeld
Het dubbel vakantiegeld, dat doorgaans betaald wordt in mei of juni 2023, zal worden berekend op het dan geldend (geïndexeerde) brutoloon. Om deze kosten te anticiperen dient, conform het boekhoudrecht (art. 3:11 KB/WVV), per einde boekjaar een schuld op ten hoogste een jaar (rekening 456 vakantiegeld) te worden geboekt. Deze aan te leggen voorzieningen zijn echter slechts fiscaal aftrekbaar indien ze binnen bepaalde limieten worden geboekt. Net als vorige jaren heeft de fiscus, in overleg met het VBO, recent de spelregels daartoe vastgelegd (zie circulaire 2023/C/22 van 21/2/2023). Voor bedienden kan een aftrekbare voorziening worden geboekt van 18,20% van de vaste en veranderlijke bezoldigingen toegekend in 2022 (excl. eindejaarspremie, 13de maand en dubbel vakantiegeld). Voor arbeiders is dat 10,27% van 108% van de bruto bezoldigingen.
In sectoren waar de loonindexatie pas ten volle voelbaar is sinds januari 2023, stelt zich dus de vraag of de aanleg voor de provisie vakantiegeld – die is gebaseerd op de niet-geïndexeerde loonmassa van 2022 – al dan niet moet worden aangepast aan de inflatie.
Beginselen van een regelmatige boekhouding
Uit artikel 3:11 van het KB/WVV vloeit voort dat bij de jaarafsluiting inzonderheid rekening moet worden gehouden met “…de bezoldigingen, uitkeringen en andere sociale voordelen die in de loop van een volgend boekjaar zullen worden betaald voor diensten die tijdens het boekjaar of tijdens vorige boekjaren zijn verricht”.
De extra kosten verbonden aan het indexatie-effect dienen dus mee aangelegd te worden als provisie vakantiegeld per einde van het boekjaar. Let wel, deze meerkost moet dan wel gebaseerd zijn op objectieve beoordelingscriteria en de beste schatting omvatten van de kosten die waarschijnlijk zullen moeten worden betaald.
In dit kader heeft het ICCI (Informatiecentrum voor het bedrijfsrevisoraat) medio januari 2023 een advies opgesteld waarbij revisoren wordt aangeraden om de voorziening vakantiegeld te verhogen met de indexatie zoals deze bekend is op het einde van het jaar.
Aanvullende provisie ook belastingvrij?
Voor de fiscus worden voorzieningen beschouwd als reserves, die in principe deel uitmaken van de belastbare reserves (artikel 25, 5° WIB92). Enkel onder bepaalde voorwaarden worden ze vrijgesteld van belastingen. Dienaangaande verduidelijkt de administratieve commentaar (57/18) dat het tijdens een boekjaar geboekte, nog te betalen vakantiegeld slechts als beroepskosten wordt aanzien in de mate dat het overeenstemt met het minimumbedrag van het vakantiegeld dat later door de onderneming zal moeten worden gedragen. Dit “minimumbedrag” (lees percentage conform Com. 57/23) wordt jaarlijks via een omzendbrief medegedeeld (zie supra).
Indien men als bedrijf dus van mening is een aanvullende provisie vakantiegeld te moeten aanleggen, om de meerkost van de loonindexatie te dekken, kan dit slechts worden aangelegd indien ook aan alle fiscale voorwaarden is voldaan (zie art. 48 WIB92). In het bijzonder de noodzaak tot het scherp omschrijven van de te voorziene kosten is daarbij belangrijk. In de praktijk zal dit dus moeten gebeuren aan de hand van een gedetailleerde (individuele) berekening per werknemer, steunende op gekende en vaststaande gegevens op het moment van de aanleg van de provisie.