Wanneer het gaat om preventie en bescherming op het werk, is administratieve vereenvoudiging een zeer belangrijk aandachtspunt. Het automatiseren van procedures en het digitaal uitwisselen van persoonsgegevens zorgen immers voor een heldere rapportering en een gestroomlijnde communicatie tussen de verschillende actoren in het veld.
In 2021 startte de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk Mediwet een samenwerking op met BDO. Het doel? Een vakkundige begeleiding bij de selectie en implementatie van nieuwe beheerssoftware. Hoe evalueert Tom Laureys, Directeur HR, Legal & IT bij Mediwet, deze samenwerking?
Even voorstellen
Mediwet is een door de overheid erkende Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk. Voor haar aangesloten werkgevers in Vlaanderen en Brussel vervult deze organisatie twee kernactiviteiten, namelijk medisch toezicht en risicobeheer.
“Vanuit deze twee pijlers staan we in voor diverse adviezen en assistentie, risicoanalyses, arbeidsgeneeskunde, metingen op het vlak van arbeidshygiëne en toxicologie, arbeidsveiligheid, ergonomie en psychosociaal welzijn op het werk”, bevestigt Tom.
Selectietraject voor beheerssoftware
Vanuit de behoefte om interne procedures te automatiseren, (medische) gegevens vlotter en veiliger te delen met andere partners en klanten specifieke risicobeoordelingstools te kunnen aanbieden, besloot het management van Mediwet een selectietraject voor beheerssoftware op te starten. Tom legt uit: “Dit was een complexe oefening, omdat we onze huidige bedrijfsprocessen in kaart moesten brengen en onze toekomstige manier van werken moesten uittekenen, waarbij we zelf niet altijd een idee hadden van de mogelijkheden. Omdat BDO actief is in audit en IT op maat van de gezondheidssector, besloten we met hen in zee te gaan om dit traject mee te begeleiden en te bewaken.”
Vakkundige begeleiding
Deze samenwerking startte via contacten tussen Tom en Koen Claessens van BDO. “Als partner voor de afdeling Risk & Assurance Service van BDO België was Koen ons logische eerste aanspreekpunt”, geeft Tom aan. “Daarna kwam Senior Manager Renaat Toppets in beeld, tot op vandaag nog steeds onze centrale contactpersoon bij BDO. Renaat zette mee zijn schouders onder het hele selectie- en implementatietraject van onze nieuwe beheerssoftware, en dat deed hij uitstekend!”
Objectieve kwaliteitsbewaking
Een van de taken die Renaat uitvoerde, was via workshops met Mediwet-medewerkers bepalen aan welke wensen en noden nieuwe software moet voldoen. “Die grondige studiefase leidde tot een uitgebreid lastenboek waarop geïnteresseerde softwareleveranciers konden reageren”, aldus Tom. “Dit leverde ‘usual suspects’ op, maar ook enkele verrassende marktspelers. Zo konden we met open vizier de markt van softwareleveranciers verkennen.”
Renaat stond Tom en zijn collega’s ook bij in de selectie, het beoordelen van softwaredemo’s en de finale keuze van het beste pakket. “Binnen Mediwet hebben we niet de kennis en expertise in huis om zelf een lastenboek op te stellen en de concrete opvolging ervan te coördineren. Dankzij de samenwerking met BDO hebben we een betrouwbare partner aan boord die dit proces van a tot z beheerst én tegelijk waakt over het implementatieproces van de beheerssoftware. Een externe partner als Renaat waakt op een objectieve manier over de kwaliteit van onze software en de werkwijze van onze implementatiepartner. Hij is streng maar rechtvaardig!”
Proactieve communicatie
In elk geval verloopt de communicatie tussen BDO en Mediwet uitstekend. Tom is vol lof over hoe proactief Renaat communiceert: “Ik zie een hoge betrokkenheid en de wil om praktische knelpunten in het selectie- en implementatieproces kordaat aan te pakken. Omdat Renaat telkens aanwezig is op ons tweewekelijks overleg met onze implementatiepartner, spelen we samen kort op de bal van mogelijke bottle necks. Die aanpak rendeert!”
Contacteer ons