BI-oplossingen: voordelen voor kmo's en scale-ups

De laatste jaren wordt de wereld steeds meer gestuurd door data. Alle ondernemingen, ongeacht hoe groot ze zijn, krijgen te maken met immens veel interne en externe data. Dat brengt heel wat nieuwe uitdagingen met zich mee, maar creëert ook kansen om met deze gegevens aan de slag te gaan om de activiteiten van de onderneming in goede banen te leiden. Business Intelligence helpt ondernemingen hierbij.

Wat is Business Intelligence?

Business Intelligence betekent dat data omgezet worden in bruikbare inzichten. Die inzichten moeten directeurs, managers en werknemers helpen om weloverwogen strategische en tactische zakelijke beslissingen te nemen.

Data verzamelen, een middel om je doel te bereiken

Bij Business Intelligence gaat het er niet om alle mogelijke beschikbare gegevens te verzamelen, maar wel om de gegevens eruit te pikken die relevant zijn voor de besluitvormers binnen een onderneming. De verzameling van data is op zich geen doel, maar een middel om ondernemingen te helpen de juiste beslissingen te nemen. Dat is meteen ook de reden waarom de principes van Business Intelligence kunnen worden afgestemd op elke onderneming, ongeacht de grootte of de hoeveelheid gegevens waartoe die toegang heeft.

De omzetting van gegevens staat centraal

Het proces begint eigenlijk pas echt wanneer de gegevens zijn verzameld. Bij Business Intelligence gaat het erom die gegevens om te zetten in bruikbare inzichten. Kleine en grote ondernemingen stellen doorgaans tal van afzonderlijke rapporten op. De omzetting van die gegevens is vaak heel tijdrovend en gebeurt meestal manueel. En dat betekent dat de nodige informatie niet onmiddellijk beschikbaar is wanneer beslissingen moeten worden genomen. BI-oplossingen moeten ondernemingen helpen om gegevens op een geautomatiseerde en geïntegreerde manier om te zetten, met een tijdige en nauwkeurige rapportering en minder kosten als resultaat.

Meer dan alleen financiële gegevens en prestaties

Financiële gegevens worden in ondernemingen doorgaans in een gestructureerde vorm beschikbaar gesteld. Net daarom zijn de meeste bestaande rapporten in ondernemingen hierop gericht. Maar om weloverwogen strategische en tactische zakelijke beslissingen te nemen, is er meer nodig dan alleen financiële gegevens. De data moeten in zekere mate inzichtelijk worden gemaakt om de informatiebehoeften van de verschillende besluitvormers binnen een onderneming vast te stellen en de beschikbare gegevens te vertalen naar begrijpelijke visuals. Een multidisciplinaire aanpak is dan ook cruciaal voor een succesvolle implementatie van een BI-oplossing.

Onze aanpak voor BI-oplossingen

Binnen ‘Smart Business Solutions’ hebben we een aanpak ontwikkeld die ervoor zorgt dat je BI-oplossing tegemoetkomt aan al jouw vereisten en is afgestemd op jouw onderneming.

Vaststellen van de rapporteringsvereisten

Om te beginnen moet er een volledige lijst worden opgesteld van alle stakeholders, besluitvormers en eindgebruikers van je rapporten. Zo krijg je een duidelijk beeld van de doelgroep. We vragen je team ook naar het wie, wat en waarom van die rapporten en we gaan na hoe vaak ze die gebruiken om een inzicht te krijgen in wie de gebruikers zijn en welke nodig zijn voor jouw onderneming.

Vaststellen van de KPI’s en meting voor elk BI-rapport

Op basis van de gesprekken met de stakeholders wordt een lijst met KPI’s en metingen opgesteld die op elk BI-rapport kunnen worden weergegeven. Uit de analyse van de bestaande rapportering zal blijken in welke mate aan alle vereisten wordt voldaan en hoe die rapportering verbeterd kan worden.

Analyse van de beschikbare gegevensbronnen en, indien nodig, de bestaande datawarehousestructuur.

Zodra we de metingen hebben opgelijst die je op je BI-rapporten wil weergeven, gaan we na of alle gegevensbronnen gemakkelijk beschikbaar en toegankelijk zijn. We controleren de kwaliteit van de beschikbare gegevens en bekijken welke stappen moeten worden genomen om je gegevens op te schonen en te structureren.

Keuze van de juiste visualisatie voor elke meting

Een van de meest gemaakte fouten bij het visueel voorstellen van informatie is het gebruik van de verkeerde grafieken of visualisatie. Zo breng je niet alleen de verkeerde boodschap over, maar in sommige gevallen leidt dit zelfs tot verwarring. De visualisatie wordt ingedeeld op basis van het doel:

• Vergelijking
• Verdeling
• Samenstelling
• Relatie

Lay-out van de elementen in het BI-rapport en nadruk op de belangrijkste informatie

Verschillende oogbewegingsonderzoeken hebben aangetoond dat onze ogen eerst naar de linkerbovenhoek van een pagina gaan en vervolgens zakken naar de rechterkant in een Z-vormig patroon. Door in te spelen op dit natuurlijke leespatroon, kan je jouw grafieken en rapporten nog efficiënter maken. Als je de belangrijkste informatie accentueert, vestig je de aandacht op wat er het meest toe doet.

Goedkeuring van de proefmodellen

Zodra de proefmodellen zijn gemaakt, nemen we contact op met alle stakeholders voor goedkeuring, want zij zijn uiteindelijk degenen die de rapporten regelmatig zullen gebruiken. We zien erop toe dat ze de voorgestelde informatie begrijpen en weten hoe ze die moeten gebruiken. Dit iteratieve proces kan een aantal weken in beslag nemen, omdat de stakeholders misschien niet precies weten wat ze willen zien op hun rapporten of hoe ze de gegevens willen voorstellen.

Ontwikkeling, opleiding en ingebruikname

Nadat de stakeholders hun goedkeuring hebben gegeven, krijgt je team de nodige opleiding en ontwikkelen we de BI-rapporten. Ons multidisciplinaire team staat niet alleen in voor het ontwerp van het BI-rapport, maar zorgt ook voor de ontwikkeling en installatie van het datawarehouse (waar nodig) en de ingebruikname van alle applicaties die nodig zijn om alle gegevens op een gestructureerde manier te verwerken.

Het is onze missie om jou en je team te begeleiden en te helpen groeien als ondernemer door je te leren hoe je je middelen kan inzetten, de geleverde inspanningen kunt meten en je activa kunt beheren. Waar nodig helpen we je bij de analyse en interpretatie van de gerapporteerde bedrijfsinformatie en ondersteunen we zo de besluitvorming binnen je onderneming.