Wat is een ERP-oplossing?

ERP-oplossingen dekken alle nodige processen om een efficiënt beheer binnen je organisatie mogelijk te maken. Maar wat zijn de verschillende onderdelen van een efficiënt beheer?

• Om een duidelijk zicht te hebben op je boekhoudprocessen moet je eerst de basisaspecten behandelen en financiële processen automatiseren door scantools en e‑invoicing te gebruiken in combinatie met CODA-bestanden voor financiële transacties.
• Door informatie over o.a. werknemers, onderaannemers of machine-uren in combinatie met de opvolging van je productie en inventaris toe te voegen aan het systeem, kan je plannen en ingrijpen wanneer je extra middelen nodig hebt.
• Een ander element van efficiënt beheer is het tijdig vernieuwen van belangrijke contracten en het opvolgen van het onderhoud van je bedrijfswagens en machines.
• Elke productie, service of lead moet goed worden opgevolgd in het CRM-gedeelte om ervoor te zorgen dat offertes worden omgezet in orders en dat alle orders na de uitvoering worden gefactureerd.

Door al deze gegevens in een solide database te verzamelen, kan je meteen analyseren waar je quick wins kunt realiseren of waar er iets mis kan gaan.

Waarom gebruiken kmo’s en scale-ups best een ERP-systeem?

Kleine en middelgrote ondernemingen en scale-ups hechten doorgaans meer belang aan hun dagelijkse bedrijfsvoering dan aan hun administratieve stromen en processen. Meestal vertrouwen ze op hun lokale accountantskantoor voor hun boekhoudkundige processen zonder deze te koppelen aan de opvolging van de activiteiten.

Door deze ‘ontkoppeling’ tussen hun activiteiten en hun administratieve processen verliezen ze belangrijke cash drains uit het oog, zoals onbruikbare voorraden, overmatige aankopen van bepaalde producten of slechte opvolging. Door efficiënt beheerde administratieve processen gekoppeld aan de dagelijkse activiteiten en door het automatiseren van bepaalde taken, kan je echter tijd en middelen besparen en  belangrijke documenten terugvinden met slechts enkele muisklikken.

Een goed geïntegreerd systeem waarbij financiële informatie uit je boekhoudprocessen deel uitmaakt van het grotere geheel zorgt ervoor dat je een goed zicht hebt op je winst- en verliessituatie en helpt je je hele bedrijf te leiden.

Is een ERP-oplossing niet te groot voor een kmo of een scale-up?

Uit studies blijkt dat kmo’s en scale-ups hun beschikbare middelen vooral gebruiken om hun groei te financieren. Vaak hebben ze geen vaste backofficeafdeling bestaande uit een financieel directeur, een IT-directeur of een controller. Toch hebben ze dezelfde gegevens en informatie nodig als een groot bedrijf als ze hun business efficiënt en doeltreffend willen beheren.

Voor de implementatie van grote ERP-systemen is een grote hoeveelheid kennis, middelen en tijd nodig. Bovendien zijn ze meestal duurder dan wat een gemiddelde kmo of scale-up wil betalen.Voor dit soort bedrijven kan een kleiner ERP-systeem op maat van hun business geïmplementeerd worden op een kortere termijn en met een kleiner budget.

Hoe kunnen kmo’s of scale-ups ERP-systemen implementeren?

In verschillende stappen en workshops ontdekt BDO Smart Business Solutions samen met jou welke ERP-oplossingen passen bij je noden.

Ons traject om de ERP-oplossing voor je bedrijf te implementeren bestaat uit vier blokken:

• Discovery = Managed Services ontdekken
• Design = Service Delivery Model ontwerpen
• Transitions = Service Delivery Solution implementeren
• Run = Services Delivery opstarten

Tijdens de ontdekkingsfase formaliseren we je belangrijkste doelstellingen, ontdekken we je value drivers en bepalen we jouw definitie van succes. In deze fase bepalen we de omvang van de diensten en verzamelen we actuele informatie over je operationeel en technologisch model. Daarnaast worden de nodige rapporteringsvereisten en transactionele boekhoudprocessen gevalideerd om uiteindelijk een transitietijdlijn te ontwikkelen. Dit soort projecten die in grote bedrijven meestal worden uitgevoerd door een IT-directeur, worden door ons aangepakt in samenwerking met jou en met sleutelpersonen in je bedrijf.

Tijdens de ontwerpfase ontwikkelen we de processtromen en ondersteunen we je met technologische configuraties zoals een gemeenschappelijk rekeningschema en een oplossing voor documentbeheer. We definiëren welke technologische enablers (zoals tools en interfaces) mogelijk zijn, wat eventueel je opleidingsbehoeften zijn en helpen je om de opkomende veranderingen te communiceren naar je medewerkers.

Tijdens de overgangsfase plannen we verschillende vergaderingen of conference calls om ervoor te zorgen dat alles wordt uitgevoerd zoals je het voor ogen hebt. We implementeren de interfaces en ontwikkelen een overgangsplan.

Na het testen van het systeem en nadat de opleiding werd gegeven, ben je klaar voor de laatste stap: het programma uitvoeren. Zodra het programma operationeel is, voeren we gedurende een bepaalde periode controles uit en pakken we mogelijke opstartproblemen aan om de processen, beleidslijnen en procedures te verfijnen.

Aangezien we je onze documentatie voor alle instellingen op maat overhandigen, beschik je over de nodige informatie om nieuwe werknemers op te leiden of nieuwe modules te bouwen naarmate je bedrijf evolueert.

Een mogelijke tijdslijn voor deze service kan er als volgt uitzien:

Welke informatie moet worden opgenomen in de ERP-solution voor kmo’s en scale-ups?

Een ERP-oplossing wordt geïmplementeerd met behulp van de basisprocessen die elk type bedrijf kent:

• Order-to-cashproces (verkoop)
• Procure-to-pay (aankoop)
• Productie
• Service-/onderhoudsbeheer

Het order-to-cashproces houdt rekening met welk type informatie je hebt over je klanten en hoe je leads opvolgt, zodat je meer inzicht krijgt in de offertes die worden verstuurd en in de manier waarop je betalingen geregistreerd worden. Door dit in 1 systeem te integreren, kan je voor een goede opvolging zorgen zonder extra mensen aan te werven, wat meer tijd en middelen voor jou creëert. Afhankelijk van de inhoud kunnen we deze stroom opsplitsen in meerdere workshops die elk verschillende onderwerpen behandelen.

In het procure-to-payproces controleren we of we je orderprocessen kunnen automatiseren of goedkeuringsstromen kunnen toevoegen om ervoor te zorgen dat je alleen noodzakelijke items bestelt tegen de beste prijzen. Het gebruik van bestelbonnen automatiseert ook het boekhoudproces voor de aankoopfacturen en voegt een tweede controle toe, zodat enkel de gewenste en geleverde items worden betaald. Met goede standaarden om afwijkingen op de aankoopfacturen af te handelen, zorg je ervoor dat de juiste mensen worden gewaarschuwd als er iets fout gaat en dat alleen de aangestelde mensen de betaling kunnen goedkeuren. Dit maakt het ook mogelijk om het betalingsproces te automatiseren. Geen manuele betalingen meer via je bankplatform, geen kans meer op fouten bij het intypen van bedragen en rekeningnummers. Al deze informatie wordt rechtstreeks vanuit de ERP-oplossing omgezet in een betalingsopdracht.

De productiecyclus wordt bestudeerd om ervoor te zorgen dat je tijdig reserveonderdelen kan bestellen of (wanneer je diensten levert) het werk gelijkmatig kan verdelen over de werknemers, tijdig personeel kunt aanwerven of dat je weet wanneer een klant zijn bestelling kan verwachten. Met behulp van werkstromen kunnen bedrijfsprocessen (goedkeuringen, kennisgevingen en procesautomatisering) worden ontworpen en uitgevoerd.

Door het service- of onderhoudsbeheer te implementeren, kan je service- en reparatieaanvragen registreren en een volledige historiek van je serviceorders opvragen. Je kan je serviceprijzen beheren en prijsgroepen voor onderhoudsbeurten instellen, beschikbare onderdelen of reserveonderdelen beheren en servicecontracten invoeren met een opvolging van werkuren, kortingen enz.

Is dit niet te ingewikkeld of te uitgebreid voor mijn kmo of scale-up?

De mogelijkheden zijn eindeloos. Voor kmo’s en scale-ups draait alles om klaar zijn om te groeien. Met een ERP-systeem daalt het risico op tijdverlies en extra kosten door over te schakelen van het ene systeem naar het andere. Zelfs als groei niet je belangrijkste strategie is, kan het gebruik van de juiste ERP-oplossingen je tijdswinst of inzichten opleveren en je bedrijf winstgevender maken.

Voor welke ERP-solutions kunnen we rekenen op Smart Business Solutions?

Smart Business Solutions implementeert niet alleen de software die gebruikt wordt door onze accountants zoals Business Central en Exact Online, maar werkt ook samen met betrouwbare partners om software te implementeren die het best past bij je behoeften. In dit laatste geval treden we op als hands-on consultant om je behoeften te vertalen naar IT-taal en ervoor te zorgen dat alle nodige tests worden uitgevoerd vóór de uitvoerende partij het programma overdraagt.

Ik weet niets over financiële processen en/of ik heb geen IT-directeur in dienst. Hoe moet ik te werk gaan?

De meerderheid aan kmo’s en scale-ups worden opgericht door één tot vijf mensen die een goed idee hebben dat ze willen uitwerken tot een winstgevende onderneming. Zoals eerder vermeld, ontdekt Smart Business Solutions samen met de sleutelpersonen binnen je bedrijf de nodige processen aan de hand van volgende stappen:

• workshops
• bezoeken aan je bedrijf
• analyses van de bestaande processen
• …

Door de multidisciplinaire expertise waarover BDO beschikt, met experten op het vlak van Strategy & Transformation, change management, Accountancy & Reporting…, zorgen we ervoor dat de processen en systemen die we implementeren aan je noden voldoen en dat je medewerkers worden bijgestaan tijdens deze transitie. Zo win je tijd en verwerf je kennis en controle over je bedrijfsprocessen zonder het talent te verliezen dat je bedrijf doet bloeien!

Nog niet overtuigd? Nog vragen?

Aarzel niet om ons te contacteren en een informeel gesprek te plannen met een van onze collega’s om de sterke punten van een goede ERP-oplossing en de mogelijke voordelen voor je bedrijf te ontdekken.