De nouvelles élections sociales auront lieu en 2020. Bien que la procédure ne débute qu'en décembre de cette année, il est important de s'y préparer dès maintenant, tant la mise en œuvre est complexe. Elle s'accompagne de délais et de formalités qu’il faut respecter scrupuleusement. Cet article décortique les enjeux, le processus et les temps forts de cet événement important dans la vie d’une entreprise. De quoi l’appréhender en toute tranquillité d'esprit, sans le moindre stress.
Pourquoi des élections sociales ?
Les élections sociales se déroulent tous les 4 ans. Elles permettent de désigner les représentants des travailleurs au Conseil d'entreprise (CE) et au Comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT). Les prochaines élections sociales auront lieu du 11 au 24 mai 2020, une période qui a été fixée par la loi.
La procédure d'élection est particulièrement formelle. Elle comprend différentes étapes à suivre scrupuleusement. Le non-respect du timing ainsi que des erreurs de forme peuvent entraîner la nullité de l'ensemble de la procédure. Pour éviter ce genre de déconvenue, une préparation adéquate s’impose.
Vous êtes employeur ? Votre rôle est central car vous êtes responsable de l'organisation des élections sociales. Autant maîtriser la réglementation en vigueur…
Quelles entreprises doivent organiser des élections ?
Pour déterminer si une entreprise doit ou non organiser des élections sociales, il faut prendre différents éléments en considération. Les facteurs les plus importants sont énumérés ci-dessous.
Unité technique d'exploitation
Dans le cadre des élections sociales, une entreprise est définie comme une unité technique d'exploitation (UTE). La procédure d’élection devra être organisée à ce niveau.
L'UTE ne correspond pas forcément à l'entité juridique de l'entreprise (SA, ASBL, SPRL, etc.). En général, trois situations peuvent se présenter :
- L'UTE correspond à l’entité juridique de l'entreprise.
- L’entité juridique est constituée de plusieurs UTE.
- Plusieurs entités juridiques forment une UTE.
La situation réelle détermine laquelle de ces situations prévaut.
L'UTE est évaluée sur base de critères économiques et sociaux. En cas de doute, les critères sociaux prévalent. Les critères économiques sont utilisés pour déterminer si un établissement dispose, par exemple, d’un certain degré d'indépendance par rapport à l'entreprise en tant qu'entité juridique (EJ). C'est le cas si les différents établissements tiennent des comptes séparés, développent leurs propres activités, mènent une politique marketing spécifique, etc.
Les critères sociaux servent à déterminer si les travailleurs d'un établissement forment, par exemple, un groupe distinct de celui des autres établissements. Ce critère peut être déterminé (entre autres) par l’existence d’un usage linguistique différent, une distance entre les établissements, la mise en place d'une politique du personnel spécifique, etc.
À l’inverse, plusieurs entités juridiques peuvent être considérées comme une seule et même UTE parce qu'elles forment un seul ensemble, sur base de critères économiques et sociaux.
Nombre moyen habituel de travailleurs
Seules les entreprises qui atteignent un certain seuil d'occupation doivent organiser des élections sociales. Si une entreprise occupe en moyenne au moins 50 travailleurs pendant une période de référence, elle a l’obligation d’instituer un CPPT. Dès que le seuil de 100 travailleurs est dépassé, elle doit également mettre en place un CE.
Afin de déterminer si une entreprise dépasse ou non les seuils d'occupation, un calcul est effectué sur base du nombre moyen habituel de personnes détenant un contrat de travail ou un contrat d'apprentissage. Cette dernière catégorie de travailleurs est en effet considérée comme active dans l'entreprise et donc prise en compte dans le calcul du nombre de travailleurs.
Les intérimaires engagés au cours du second trimestre de 2019 entrent également en ligne de compte. Seuls les intérimaires et les travailleurs qui remplacent des travailleurs fixes dont le contrat de travail a été suspendu sont exclus. Ces derniers ont en effet déjà été intégrés dans le calcul.
La période de référence, qu’est-ce que c’est ?
Afin de déterminer l'occupation moyenne habituelle, vous devez tenir compte du nombre de travailleurs engagés dans l'entreprise durant une période définie, nommée « période de référence ». Cette période correspond à 4 trimestres.
Lors des élections sociales précédentes, la période de référence coïncidait systématiquement avec l'année civile précédant l'année des élections sociales. Inconvénient : la procédure d'élection devait être lancée sans que le nombre définitif de travailleurs soit connu. Impossible pour certaines entreprises de savoir à l’entame du processus si elles franchiraient le seuil des 50 ou 100 travailleurs. Et donc si elles devaient organiser des élections sociales. Certaines entreprises ont ainsi entamé des procédures électorales en pure perte.
La loi du 4 avril 2019 (MB du 30 avril 2019) doit résoudre ce problème. Elle prévoit d’anticiper d’un trimestre le démarrage de ladite période de référence. Concrètement, la prochaine période de référence s’étendra du 1er octobre 2018 au 30 septembre 2019. La période de référence prévue dans le cadre du calcul du nombre d'intérimaires a également été avancée. C’est le nombre d'intérimaires engagés au cours du second trimestre de l'année précédant les élections (en l’occurrence le second trimestre de 2019) qui entre en ligne de compte.
Temps forts
La procédure d'élection s'étend sur une période de 150 jours et s'articule autour de deux temps forts : le jour X et le jour Y. Plusieurs dates importantes rythment ce délai.
Jour X -60
La procédure débute officiellement le jour X -60. Ce jour-là, l'employeur procède aux premières annonces concernant l'UTE et signale le nombre de travailleurs, de dirigeants et de cadres. Les élections ont lieu précisément 150 jours après cette date.
Jour X -30
Cette étape de la procédure préliminaire peut avoir des conséquences importantes pour l'employeur. Elle marque le commencement de la période de protection cachée (également appelée « période de protection occulte »). À partir de ce jour, tout travailleur qui se présente comme candidat aux élections sociales est protégé contre le licenciement. Même si l'employeur ne sait pas encore quels travailleurs présentent, ont présenté ou présenteront leur candidature. Les listes de candidats ne doivent en effet être divulguées qu’au jour X +35. L'employeur ignore donc quels travailleurs bénéficient de la protection particulière contre le licenciement. Il est donc conseillé d'effectuer tous les licenciements prévus avant cette date.
Jour X
La procédure d'élection proprement dite commence. L'employeur est tenu d’annoncer, entre autres, la date à laquelle les élections sociales auront lieu.
Jour X +35
Autre moment clé de la procédure. C’est ce jour-là que les listes définitives des candidats sont soumises et que la période de protection occulte se clôture. Une fois ce cap franchi, et pour autant qu’un nombre suffisant de candidats n’ait pas été atteint, vous pouvez stopper la procédure en tout ou en partie.
Jour Y
Nous sommes 90 jours après le jour X. C’est le Big Day : les élections sociales ont lieu et les travailleurs peuvent voter.
Qui peut voter ?
Tout travailleur en possession d’un contrat de travail ou d’un contrat d'apprentissage, ainsi que toute autre personne considérée comme travailleur, à condition de faire partie de l'entité juridique ou de l'UTE depuis au moins 3 mois.
Les travailleurs ayant le droit de voter doivent s’être préalablement inscrits sur les listes électorales. Les travailleurs qui n’y figurent pas sont interdits de vote. Le non-respect de cette mesure peut entraîner la nullité de la procédure.
Les travailleurs faisant partie du personnel dirigeant sont expressément exclus et ne peuvent pas prendre part au vote.
Nouveauté en 2020 : les intérimaires seront autorisés à participer au vote :
- S’ils travaillent depuis au moins 3 mois ininterrompus OU, en cas de périodes d’occupation interrompues, durant au moins 65 jours ouvrables au total entre le 1er août 2019 et le jour X.
- S'ils sont occupés dans l'entreprise durant au moins 26 jours ouvrables entre le jour X et le jour Y -13.
Ces deux conditions doivent impérativement être remplies pour que le vote puisse avoir lieu.
Il est donc essentiel que votre entreprise tienne un registre précis des jours de travail effectués par les intérimaires.
Autre innovation importante : le vote électronique sera désormais possible. Moyennant l'accord du CE ou du CPPT (ou à défaut, un accord entre l'employeur et la délégation syndicale), les travailleurs peuvent voter sur leur lieu de travail en utilisant un ordinateur du réseau de l'entreprise. Objectifs : augmenter le taux de participation et réduire le risque de votes nuls.
Membres de la direction
Bien que la procédure se concentre sur l'élection des représentants des travailleurs, la direction a un rôle important à jouer car c’est elle qui garde la main pour choisir qui la représentera au CE et/ou au CPPT.
Il subsiste parfois des questions quant à l’identification du personnel dirigeant. Dans le contexte des élections sociales, vous devez clairement désigner les fonctions. Les collaborateurs dirigeants sont les personnes :
- Responsables de la gestion quotidienne de l'entreprise.
- Autorisées à représenter et à engager l'employeur (niveau 1).
- Membres du personnel subordonnés aux personnes de niveau 1, qui peuvent accomplir des tâches de gestion quotidienne (niveau 2).
La procédure d'élection ne débute qu’au courant du mois de décembre 2019. Nous vous conseillons néanmoins de réfléchir dès aujourd'hui aux personnes que vous souhaitez nommer comme représentants au CPPT ou au CE. Et d'adapter l'organigramme de votre entreprise si besoin.
Dialogue social constructif
Les élections sociales n'ont lieu que tous les 4 ans. Elles ne constituent donc pas une pratique habituelle. Pour gérer l'ensemble des opérations et s'assurer que la procédure se déroule bien, de nombreux employeurs font appel à un partenaire spécialisé. Tout sauf un luxe superflu, car la moindre erreur peut entraîner la nullité de l'ensemble de la procédure.
L'équipe Social Legal de BDO possède une longue expérience en la matière. Elle peut vous accompagner lors de chaque étape des élections et dans votre stratégie de concertation avec les organisations syndicales. Concrètement, nos spécialistes vous aident à préparer les élections sociales, à implémenter la procédure, à mettre en place un CE, à aplanir tout conflit avec le personnel/les syndicats (même hors période électorale), etc. Pensez aux grèves ou aux conciliations devant la commission paritaire… Ensemble, nous œuvrons à l’instauration d’un dialogue social constructif respectueux de la culture, des valeurs et des normes de votre entreprise.
Des questions concernant les élections sociales ?
Faites appel à nos experts en droit social. Ils vous proposeront les solutions adéquates. Des solutions pragmatiques et faciles à implémenter.