Maintenant que l’épidémie de Covid-19 nous oblige plus tôt que prévu à de nouveau travailler à domicile, il est urgent d’apporter des changements structurels à notre façon de travailler. Les techniques « lean » peuvent y contribuer.
Un succès inespéré : c’est ainsi que de nombreux employeurs ont qualifié la première découverte (forcée) du télétravail. L’enthousiasme s’est également exprimé chez les collaborateurs, à tel point que beaucoup — 95% selon la récente enquête menée par BDO et HR Square — ont indiqué qu’ils aimeraient continuer le télétravail après la crise, de préférence à raison de deux jours par semaine. Dans l’intervalle, de nombreux employeurs ont réagi et ont accéléré l’introduction d’une politique de télétravail.
Bien sûr, on ne peut s’arrêter là. Établir des règles du jeu est une chose, faire en sorte que les collaborateurs se les approprient en est une autre. Les consultants de BDO, qui ont guidé différentes entreprises dans ce processus, en ont également fait l’expérience au cours des derniers mois. Ils ont constaté que les attentes individuelles des salariés sont très différentes. Certains aiment le silence qui accompagne le travail à domicile, d’autres s’épanouissent plutôt quand ils ont des collègues à proximité. Le contenu de la fonction et la disponibilité ou non d’un espace de travail approprié à domicile rendent également le télétravail plus facile pour certains que pour d’autres. C’est un des plus importants enseignements qu’ont tirés nos consultants : les organisations doivent donner aux départements et aux équipes suffisamment de latitude pour pouvoir s’approprier cette nouvelle façon de travailler.
Quatre questions
Les entreprises peuvent y contribuer en impliquant l’encadrement — les managers intermédiaires — en
amont, idéalement dès que les premières ébauches de la politique de télétravail sont couchées sur papier. Il est conseillé ensuite de laisser les managers accompagner leur équipe, discuter plus avant des nouvelles formes de collaboration et parvenir à un accord au sein de l’équipe sur celles-ci. L’exercice doit permettre de répondre à ces quatre questions : « Comment communiquerons-nous en équipe ? », « De quel type d’informations avons-nous besoin ? », « Comment allons-nous répartir le travail ? » et « Comment évaluerons-nous nos résultats ? »
En tant qu’employeur ou responsable RH, votre mission consiste à soutenir au mieux ces managers dans ce processus, alors qu’on sait leur agenda déjà très chargé. Par exemple, commencez par leur expliquer pourquoi le choix d’une nouvelle méthode de travail est si important et quels avantages ils pourront en tirer à terme. Développez leurs compétences managériales, mais fournissez-leur aussi de nouvelles méthodologies. Apprenez-leur à mettre le focus sur la motivation et sur la concentration au moyen de réunions quotidiennes ou hebdomadaires, par exemple en format stand-up. Sensibilisez-les à l’utilisation de tableaux d’amélioration continue afin qu’ils puissent avoir rapidement un aperçu de ce qui va bien et de ce qui ne va pas ou peut être amélioré. Toutes ces techniques lean ont démontré leur valeur ajoutée plus d’une fois au cours des derniers mois. Nous les considérons comme indispensables à la poursuite de la mise en œuvre des nouvelles façons de travailler.
Enfin, n’oubliez pas de rassembler les expériences des managers et de leurs équipes au fil du temps et
d’ancrer les meilleures pratiques dans votre politique de télétravail. Ne vous précipitez pas, mais donnez à
vos collaborateurs au moins trois à six mois pour s’habituer à la nouvelle routine avant de les amener à en
tirer des leçons. Surtout, ne perdez pas de vue que, comme l’indique notre enquête sur le télétravail, plus
vos salariés se sentent bien dans le télétravail, plus leur productivité et leur engagement envers l’entreprise seront élevés…