Afin d’éviter la propagation du coronavirus, les entreprises ont été contraintes d'organiser un système de télétravail pour tous les travailleurs dont la fonction s'y prête.
Le télétravail obligatoire se distingue du télétravail structurel ou occasionnel déjà connu au sein de nombreuses entreprises. Étant donné qu'il s’agit d'un nouveau concept sans véritable cadre légal, il convient de tenir compte de quelques aspects importants. Nous vous donnons également quelques conseils afin d'optimiser l'organisation du travail.
Obligation
En temps normal, les employeurs ne peuvent pas obliger leurs travailleurs à faire du télétravail et les travailleurs ne peuvent pas l’exiger non plus. Néanmoins, dans les circonstances actuelles, il est clair que l’employeur est en droit de le faire, pour autant que cela soit possible et que la fonction le permette.
Accords
Si la situation perdure et qu’une certaine tension entre l’employeur et le travailleur se fait ressentir, de bons accords sont nécessaires afin d’éviter les discussions. Pensez par exemple à passer des accords concernant la disponibilité, la joignabilité, les outils, le reporting et le contrôle, tout en veillant à respecter les heures de travail et la vie privée du travailleur et à lui rembourser ses frais.
En ce qui concerne la disponibilité et les heures de travail, il peut être important pour certaines entreprises de respecter l’horaire de travail normal pour autant que cela soit possible.
Comme pour le télétravail structurel, les accords passés peuvent faire l'objet d'une annexe au contrat de travail. Les modalités du télétravail peuvent également être reprises dans une politique ou un règlement interne.
Outils et frais
En principe, l’employeur doit fournir au travailleur le matériel (ordinateur portable, GSM, etc.) et l’infrastructure (internet, communication) dont il a besoin pour faire du télétravail. Il doit également prévoir les facilités nécessaires en matière de support technique. Si le travailleur peut également utiliser ces outils à des fins privées, un avantage de toute nature (ATN) forfaitaire peut être appliqué :
- 6€ par mois pour un PC, un ordinateur portable et les périphériques
- 5€ par mois pour l’internet ou les données mobiles
- 3€ par mois pour une tablette, un smartphone ou un GSM
- 6€ par mois pour un abonnement téléphonique
Cet ATN fait partie du salaire et est donc soumis aux cotisations sociales et à l’impôt des personnes physiques dans le chef du travailleur. Il est déductible fiscalement dans le chef de l’employeur.
L’employeur peut également décider d’intervenir dans les frais encourus par le travailleur pour son propre ordinateur et sa connexion internet, ou encore dans d’autres frais de bureau, pour autant qu'il s’agisse de dépenses professionnelles.
L’employeur peut octroyer les indemnités suivantes à ses travailleurs en télétravail :
- 129,48€ par mois (avril, mai et juin 2021 = 144,31 € par mois) à titre d'indemnité de bureau afin de couvrir les frais de chauffage, d’électricité, de fournitures de bureau, etc. en cas de télétravail structurel et régulier ;
- 20€ par mois pour l'utilisation d'un ordinateur (portable) privé et de périphériques ;
- 10€ par mois pour l'utilisation d'un(e) deuxième écran / imprimante / scanner privé sans ordinateur privé ;
- 20€ par mois pour l'utilisation de la connexion internet privée ;
- remboursement unique ou étalé (sur la durée d'utilisation normale) des frais engendrés par l'achat de matériel de bureau / matériel informatique nécessaire pour exercer ses activités professionnelles à la maison (sur base de pièces justificatives).
Si le remboursement a trait à des frais encourus par le travailleur au profit de l’employeur, l’indemnité ne sera pas considérée comme faisant partie du salaire. Elle ne sera donc pas soumise aux cotisations sociales et sera exonérée d’impôt dans le chef du travailleur. Ces frais seront entièrement déductibles dans le chef de l’employeur.
S'il est dérogé aux montants susmentionnés ou si aucune pièce justificative n'est présentée afin de justifier le montant, la partie excédant le montant sera considérée comme faisant partie du salaire et, par conséquent, traitée de la sorte.
En cas de dérogation, l’employeur doit introduire un ruling auprès du Service des Décisions Anticipées en matière fiscale (SDA) afin de s'assurer du traitement fiscal de l’indemnité (exonération pour le travailleur/déductibilité pour l’employeur).
Important
L’indemnité s’élevant à maximum 10% du salaire brut et qui a trait aux prestations à domicile prévues dans un accord de télétravail ne peut pas être octroyée dans le cadre du télétravail lié à la crise du coronavirus. Elle peut uniquement être conservée si elle était déjà appliquée avant la crise dans le cadre d’un accord passé avec les travailleurs. Elle peut, dans ce cas, uniquement être calculée sur les prestations à domicile prévues dans l’accord initial de télétravail, et non sur les prestations réelles, qui représentent bien souvent un temps plein.
Vous avez néanmoins aussi la possibilité de rembourser la valeur réelle des frais encourus par vos travailleurs sur base de pièces justificatives. Une indemnité plus élevée que le forfait de 129,48€ par mois (avril, mai et juin 2021 = 144,31 € par mois) n’est donc pas exclue.
En ce qui concerne les éventuelles autres indemnités, il conviendra de s’assurer qu’elles peuvent toujours être octroyées. Une personne qui bénéficiait d'une indemnité pour ses déplacements en train, par exemple, ne recevra plus cette indemnité si elle travaille à temps plein depuis son domicile.