Dans le domaine de la prévention et de la protection au travail, la simplification administrative est une préoccupation très importante. En effet, l’automatisation des procédures et l’échange de données à caractère personnel par voie numérique garantissent des rapports clairs et une communication rationalisée entre les différents acteurs sur le terrain.
En 2021, le Service externe de prévention et de protection au travail Mediwet a lancé un partenariat avec BDO. L’objectif ? Être accompagné par des experts quant à la sélection et à la mise en œuvre d’un nouveau logiciel de gestion. Comment Tom Laureys, Directeur HR, Legal & IT chez Mediwet, évalue-t-il cette collaboration ?
Présentations
Mediwet est un Service externe de prévention et de protection au Travail agréé par le gouvernement. Pour ses employeurs affiliés en Flandre et à Bruxelles, cette organisation exerce deux activités principales : la surveillance médicale et la gestion des risques.
« À travers ces deux piliers, nous fournissons divers conseils et accompagnements, des analyses de risques, de la médecine du travail, des mesures dans le domaine de l’hygiène et de la toxicologie du travail, de la sécurité au travail, de l’ergonomie et du bien-être psychosocial au travail », confirme Tom.
Processus de sélection des logiciels de gestion
Compte tenu de la nécessité d’automatiser les procédures internes, de partager les données (médicales) plus facilement et en toute sécurité avec d’autres partenaires et d’offrir aux clients des outils spécifiques d’évaluation des risques, la direction de Mediwet a décidé de lancer un processus de sélection pour un logiciel de gestion. Tom explique : « Il s’agissait d’un exercice complexe, car nous devions cartographier nos processus opérationnels actuels et esquisser notre futur mode de travail, sans toujours avoir une idée des possibilités qui s’offraient à nous. BDO étant actif dans l’audit et les technologies de l’information adaptés au secteur des soins de santé, nous avons décidé de nous associer à eux pour nous aider à guider et à contrôler ce processus. »
Accompagnement d’experts
Cette collaboration a débuté par des contacts entre Tom et Koen Claessens de BDO. « En tant que partner au sein du département Risk & Assurance Service de BDO Belgique, Koen était notre premier point de contact logique », indique Tom. « C’est alors que Renaat Toppets, Senior Manager, est entré en scène, lui qui est encore aujourd’hui notre principal interlocuteur chez BDO. Renaat nous a accompagnés tout au long du processus de sélection et d’implémentation de notre nouveau logiciel de gestion, et il a fait un excellent travail ! »
Contrôle qualité objectif
L’une des tâches de Renaat a consisté à déterminer, par le biais de workshops avec les collaborateurs de Mediwet, les souhaits et les besoins auxquels le nouveau logiciel devrait répondre. « Cette phase d’étude approfondie a donné lieu à un cahier des charges complet auquel les fournisseurs de logiciels candidats ont pu répondre », a déclaré Tom. Le processus a débouché sur les candidatures de fournisseurs habituels, mais aussi d’acteurs plus surprenants. Cela nous a permis d’explorer le marché des fournisseurs de logiciels avec l’esprit ouvert. »
Renaat a également aidé Tom et ses collègues dans la sélection, l’évaluation des démonstrations de logiciels et la sélection finale du meilleur outil. « Au sein de Mediwet, nous ne disposons pas des connaissances et de l’expertise nécessaire pour rédiger nous-mêmes un cahier des charges et coordonner le suivi concret de celui-ci. La collaboration avec BDO nous a permis de disposer d’un partenaire fiable qui contrôle ce processus de A à Z tout en surveillant le processus d’implémentation du logiciel de gestion. Un partenaire externe comme Renaat contrôle objectivement la qualité de notre logiciel et les méthodes de travail de notre partenaire d’implémentation. Il est dur, mais juste ! »
Communication proactive
La communication entre BDO et Mediwet est excellente. Tom ne tarit pas d’éloges sur la communication proactive de Renaat : « Je constate un niveau élevé d’engagement et une volonté de s’attaquer résolument aux obstacles pratiques dans le processus de sélection et d’implémentation. Comme Renaat est toujours présent à notre réunion bimensuelle avec notre partenaire d’implémentation, nous réagissons rapidement en vue de résoudre les éventuels problèmes. Une approche payante ! »
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