Les solutions de Business Intelligence : avantages pour les PME et les scale-ups

Le monde d'aujourd'hui est de plus en plus dirigé par les big datas. Les entreprises, quelle que soit leur taille, sont confrontées à d’importantes quantités de données, qu’elles soient internes ou externes à leur activité. Cette situation génère une multitude de nouveaux défis et crée en même temps des opportunités via l’exploitation de ces données et l’obtention d’informations qui aideront alors l’entreprise à s’orienter dans la bonne direction. Les solutions de Business Intelligence ont pour but d’aider les entreprises à atteindre cet objectif.

Qu’est-ce que la Business Intelligence ?

La Business Intelligence consiste en la transformation des données en informations exploitables. L'objectif de ces informations est d'aider les cadres, les managers et les travailleurs à prendre des décisions stratégiques et tactiques éclairées concernant l’activité.

Collecter des données comme moyen d’atteindre un objectif ?

La Business Intelligence ne consiste pas à collecter toutes les données disponibles. Il s’agit d’identifier les données qui sont importantes pour  les décideurs au sein d’une entreprise. Collecter des données n’est pas un objectif en soi, mais un moyen d’aider les entreprises à prendre les bonnes décisions. C’est pourquoi les principes de la Business Intelligence peuvent être appliqués à toute entreprise, quelle que soit sa taille ou la quantité de données auxquelles elle a accès.

L’élément essentiel : la conversion des données

Le processus ne prend pas fin une fois les données collectées. L’objectif principal de la BI est de convertir les données collectées/disponibles en informations exploitables. Les entreprises, petites et grandes, ont généralement une multitude de rapports distincts à leur disposition. La conversion des données pour alimenter ces rapports est souvent un processus fastidieux effectué manuellement. Cela rend les informations requises difficilement disponibles lorsque les décisions doivent être prises. Les solutions de Business Intelligence entendent aider les entreprises à convertir les données de manière automatisée et intégrée, ce qui se traduit par des rapports précis et disponibles en temps utile, ceci à moindre coût .

Plus que de simples données financières et de simples performances

Les données financières constituent généralement une forme de données structurées disponibles au sein d’une entreprise. C’est pourquoi la plupart des rapports existants au sein des entreprises se concentrent sur ce point. Prendre des décisions stratégiques et tactiques éclairées concernant l’activité nécessite toutefois davantage que ce type d’informations  Identifier les besoins en informations des différents décideurs au sein d’une entreprise et traduire les données disponibles en visuels facilement lisibles nécessitent une certaine connaissance des données. Une approche multidisciplinaire est donc essentielle à la réussite de la mise en œuvre d’une solution de Business Intelligence.

Notre approche de la Business Intelligence

Au sein de « Smart Business Solutions », nous avons développé une approche qui vous garantit que votre solution de Business Intelligence répond à toutes les exigences et convient à votre entreprise.

Identifier les exigences en matière de rapports

La première étape consiste à dresser une liste exhaustive de l’ensemble des parties prenantes, décideurs et utilisateurs finaux de vos rapports. Cela vous donnera une idée précise du public cible de vos livrables.

Nous demandons également à votre équipe le « qui », le « quoi » et le « pourquoi » des rapports qu’elle utilise, ainsi que la fréquence à laquelle elle les utilise, afin de connaître pleinement les utilisateurs et les rapports nécessaires à votre entreprise.

Identifier les KPI et les paramètres de chaque rapport

Sur base d’entretiens réalisés avec toutes les parties prenantes, vous obtenez une liste de KPI et de paramètres pouvant être affichés sur chaque livrable de la BI. Une analyse des rapports existants déterminera dans quelle mesure toutes les exigences sont satisfaites et comment les améliorer.

Analyse des sources de données disponibles et, si nécessaire, de la structure de « data warehouse » existante

Une fois que nous aurons établi une liste des paramètres que vous souhaitez afficher sur vos rapports de Business Intelligence, nous vérifierons si toutes les sources de données sont aisément disponibles et accessibles. Nous vérifierons la qualité des données disponibles et le cas échéant, nous déterminerons quelles mesures doivent être prises pour nettoyer et structurer vos données.

Choisir la visualisation adéquate pour chaque donnée

L'une des erreurs les plus courantes commises lors de la présentation visuelle d’informations consiste à utiliser un tableau ou un visuel non adapté . Un visuel devra être catégorisé selon sa finalité :

• Comparaison
• Distribution
• Composition
• Relation

Présenter les éléments dans le rapport de Business Intelligence et mettre en évidence les informations essentielles

Diverses études du fonctionnement oculaire ont prouvé que notre lecture s’opérait en partant du coin supérieur gauche de la page et en se déplaçant vers la droite tout en formant des motifs en forme de Z. En anticipant ce schéma de lecture naturel, vos graphiques et rapports seront encore plus efficaces. La mise en évidence des informations essentielles attirera l’attention sur ce qui est le plus important.

Approbation des maquettes

Une fois les maquettes créées, nous contacterons toutes les parties prenantes afin d’obtenir leur approbation, car ce sont elles qui utiliseront régulièrement les rapports.

Nous veillerons à ce qu’elles comprennent les informations présentées, ainsi que la manière de les utiliser. Il s’agit d’un processus qui peut prendre du temps car les parties prenantes peuvent ne pas être parfaitement sûres de ce qu'elles veulent voir figurer dans leurs rapports ou de la manière dont elles veulent que ces informations soient présentées ; et donc par conséquent il est parfois nécessaire de travailler plusieurs fois les rapports afin d’obtenir le résultat souhaité par l’utilisateur final.

Développer, former et déployer

Après avoir reçu l’approbation des différents utilisateurs, votre équipe reçoit la formation nécessaire et nous élaborerons les rapports de Business Intelligence. Notre équipe multidisciplinaire s’occupe non seulement de la conception du rapport de Business Intelligence, mais également du développement et de l’installation de « data warehouse » (le cas échéant) et de la mise en œuvre de toutes les applications nécessaires pour traiter l’ensemble des données de manière structurée.

Notre objectif est de vous guider, vous et votre équipe, et de vous aider à vous développer en tant qu’entrepreneur en vous apprenant à gérer vos ressources, à mesurer les efforts consentis et à contrôler vos actifs. Le cas échéant, nous vous aidons dans l’analyse et l’interprétation des données opérationnelles obtenues  afin d’aider la prise de décision au sein de votre entreprise.