Qu’est-ce qu’une solution ERP ?

Les solutions ERP couvrent tous les processus nécessaires à une gestion efficace au sein de votre organisation. Mais quels sont les différents aspects d’une gestion efficace ?

• Pour avoir une vision claire de vos processus comptables, vous devez commencer par couvrir les bases et automatiser les processus financiers en recourant à des outils d’analyse et de facturation électronique associés à des fichiers CODA pour les transactions financières.
• L’ajout d’informations sur les salariés, les sous-traitants ou les heures-machines, combiné au suivi de votre production et de vos stocks dans le système, vous permet de planifier et d’intervenir lorsque vous avez besoin de ressources supplémentaires.
• Un autre aspect de la gestion efficace consiste à assurer dans les délais le renouvellement des contrats importants ainsi que le suivi de l’entretien des voitures et des machines professionnelles.
• Chaque production, service ou prospect doit bénéficier d’un suivi adéquat dans la partie CRM pour que les offres soient converties en commandes et que toute commande soit facturée après exécution.

En rassemblant toutes ces données dans une base solide, vous identifierez instantanément où vous pouvez dégager un gain rapide ou à quel niveau des problèmes sont susceptibles de se produire.

Pourquoi est-il recommandé aux PME et scale-ups d’utiliser une solution ERP ?

Les petites et moyennes entreprises et les scale-ups ont tendance à attacher plus d’importance à leurs activités quotidiennes qu’à leurs flux et processus administratifs. La plupart d’entre elles confient leurs processus comptables à un cabinet d’experts comptables externe local, sans relier ces processus au suivi de leur activité.

Cette « absence de lien » entre leur activité et leurs processus administratifs leur fait perdre de vue des utilisations inadéquates de trésorerie telles que des stocks inutilisables, des achats excessifs de certains produits ou un mauvais suivi de ceux-ci. Une gestion efficace des processus administratifs liés à l’activité quotidienne et l’automatisation de certaines tâches peuvent vous faire économiser du temps et des ressources et vous aider à trouver des documents précieux en quelques clics.

Grâce à un système bien intégré dans lequel les informations financières issues de vos processus comptables s’inscrivent dans un cadre plus global, vous bénéficiez d’une excellente visibilité sur vos résultats et gérez plus aisément l’ensemble de votre activité.

N’est-il pas excessif d’opter pour une solution ERP lorsque l’on est une PME ou une scale-up ?

Des études montrent que les PME et les scale-ups utilisent principalement leurs fonds disponibles pour financer leur croissance. Elles n’ont généralement pas de back-office avec un responsable financier, un directeur informatique ou de gestion. Néanmoins, elles ont besoin des mêmes données et informations qu’une grande entreprise si elles veulent gérer leur activité efficacement.

La mise en œuvre de systèmes ERP d’envergure nécessite beaucoup de connaissances, de ressources et de temps. En outre, le prix de ces systèmes a tendance à être plus élevé que celui qu’une PME ou une scale-up ordinaire est prête à payer. Pour ces types d’entreprises, il est possible d’opter pour une solution ERP de plus petite taille, adaptée à leur activité et pouvant être mise en œuvre sur une période plus courte avec un budget moins important.

Comment les PME ou les scale-ups peuvent-elles mettre en place des systèmes ERP ?

À travers différents ateliers et en différentes phases, les Smart Business Solutions de BDO vous aident à identifier les solutions ERP les plus adaptées à vos besoins. Notre parcours d’implémentation de la solution ERP pour votre entreprise se subdivise en 4 blocs :

1. Discovery = Identifier les besoins
2. Design =  Concevoir le modèle de solution
3. Transition = Implémenter la solution
4. Run = Mettre en oeuvre la solution

Pendant la phase Discovery, nous formalisons vos objectifs principaux, identifions vos vecteurs de valeur et spécifions votre définition du succès. Durant cette phase, nous confirmons l’adéquation des services et nous recueillons les informations actuelles sur votre modèle opérationnel et technologique. En outre, les exigences de reporting et les processus de comptabilité transactionnelle sont validés en vue d’élaborer un calendrier de transition. Ces types de projets, généralement gérés par un directeur informatique dans une grande entreprise, sont pris en charge par nos soins en collaboration avec les personnes clés de votre entreprise.

Durant la phase Design, nous développons les flux de processus et vous accompagnons dans la mise en place de configurations techniques telles qu’un plan comptable commun et une solution de gestion des documents. Nous déterminons les outils technologiques envisageables (p. ex. : des outils et interfaces d’intégration) et vos besoins en formation, et nous vous aidons à communiquer les changements en cours à vos collaborateurs.

Pendant la phase Transition, nous planifions diverses réunions ou conférences téléphoniques pour nous assurer que tout est mis en œuvre comme vous l’avez imaginé. Nous implémentons les interfaces et élaborons un plan de démarrage.

Après avoir testé que la solution est prête pour utilisation et reçu les formations nécessaires, vous êtes prêt pour la dernière étape : utiliser le programme. Une fois que le programme est opérationnel, nous le surveillons pendant un certain temps et traitons les éventuels problèmes de démarrage pour affiner les processus, les politiques et les procédures.

Dès que nous vous avons remis la documentation relative à tous les paramètres personnalisés, vous disposez des informations nécessaires pour former les nouveaux collaborateurs ou pour développer de nouveaux modules au fur et à mesure que votre entreprise évolue.

Le calendrier de cet accompagnement pourrait être le suivant :

Quelles informations doivent être incluses dans la solution ERP pour les PME et les scale-ups ?

Une solution ERP est mise en œuvre selon les processus de base connus de chaque type d’entreprise :

• Processus Order-to-Cash (ventes)
• Processus Procure-to-Pay (achats)
• Production
• Gestion des services/maintenance

Le processus Order-to-Cash incluant le type d’informations dont vous disposez sur vos clients et les modalités de suivi de vos prospects, vous comprendrez mieux les offres envoyées et la façon dont vos paiements sont enregistrés. Grâce à l’intégration de toutes ces données dans un seul système, vous profitez d’un suivi de qualité, sans devoir embaucher de personnel supplémentaire, ce qui vous permet d’économiser du temps et des ressources. En fonction du contenu, nous pouvons diviser ce flux en plusieurs ateliers, chacun traitant de sujets différents.

Dans le processus Procure-to-Pay, nous vérifions si nous pouvons automatiser vos processus de commande ou ajouter des flux d’approbation pour vous permettre de commander uniquement les articles nécessaires aux meilleurs prix. Le recours aux bons de commande automatise également le processus comptable des factures d’achat et sert de contrôle supplémentaire, de sorte que seuls les articles commandés seront payés. En disposant de normes de qualité pour traiter les écarts sur les factures d’achat, vous vous assurez que les bonnes personnes seront alertées en cas de problème et que seules les personnes habilitées pourront approuver le paiement L’automatisation du processus élimine ainsi les paiements manuels sur votre plateforme bancaire, plus de risque d’erreurs lors de la saisie du montant et du compte bancaire. Toutes ces informations transitent directement de la solution ERP vers une instruction de paiement.

Le cycle de production est examiné pour assurer que vous commandiez des pièces détachées en temps utile ou (si vous êtes un fournisseur de services) que vous répartissiez équitablement le travail entre les collaborateurs, puissiez embaucher à temps ou sachiez quand un client peut attendre la livraison de sa commande. Les processus opérationnels peuvent être conçus et exécutés à l’aide des flux de travail (approbations, notifications et automatisation des processus).

En mettant en œuvre une gestion des services ou de la maintenance, vous pouvez enregistrer les demandes de service et de réparation et obtenir un historique complet de vos commandes. Vous pouvez gérer les prix de vos services et établir des groupes de prix pour ceux-ci, gérer les composantes ou pièces de rechange disponibles et conclure des contrats de service tout en contrôlant les heures de travail, les remises, etc.

Tout cela n’est-il pas trop compliqué ou excessif pour ma PME ou ma scale-up ?

Les possibilités sont infinies. Pour les PME et les scale-ups, l’enjeu principal est d’être prêts à se développer. Si vous avez mis en place un système ERP, vous êtes moins exposé au risque de perdre du temps ou d’engager des frais supplémentaires en basculant d’un système à l’autre.

Même si la croissance n’est pas votre stratégie première, utiliser les solutions ERP adéquates peut vous faire gagner du temps ou vous permettre d’avoir une meilleure compréhension des processus, et rendre votre entreprise plus rentable.

Pour quels types de solutions ERP pouvons-nous faire confiance à Smart Business Solutions ?

Si Smart Business Solutions met en place les logiciels utilisés par ses comptables tels que Business Central et Exact Online, il collabore aussi avec des partenaires de confiance pour implémenter tout logiciel parfaitement adapté à vos besoins. Dans de tels cas, nous intervenons en tant que consultant de terrain pour traduire vos besoins en langage informatique et assurer que tous les tests nécessaires sont effectués avant que la partie chargée de l’implémentation finalise le programme.

Je ne connais rien aux processus financiers et/ou je n’ai pas de directeur informatique. Comment dois-je procéder ?

Généralement, les PME et les scale-ups sont créées par une à cinq personnes désireuses de transformer une bonne idée en une entreprise rentable. Comme mentionné précédemment, Smart Business Solutions vise à identifier les processus nécessaires aux côtés des personnes clés de votre entreprise en suivant les étapes suivantes :

• Ateliers
• Visites de votre entreprise
• Analyse des processus en place
• ...

En plus de l’expertise multidisciplinaire apportée par BDO via des spécialistes en stratégie et transformation, gestion du changement, comptabilité et reporting, etc., nous nous assurons que les processus et systèmes mis en œuvre répondent à vos besoins tout en garantissant l’accompagnement de vos salariés pendant cette transition. Ainsi, vous gagnez du temps, acquérez des connaissances et prenez le contrôle sur vos processus opérationnels sans perdre le temps et l’énergie des talents qui font prospérer votre entreprise !

Pas encore convaincu ? Vous avez encore des questions ?

N’hésitez pas à nous contacter et à planifier un entretien informel avec l’un de nos collègues pour découvrir les points forts d’une bonne solution ERP et les avantages possibles pour votre entreprise.